Il recente caso di cartelle cliniche cartacee di un ospedale di Brisbane trovate in una strada trafficata mette in evidenza la necessità di sicurezza, smaltimento controllato delle cartelle cliniche.

Si diceva che i file provenissero da cliniche ambulatoriali e contenevano i nomi dei pazienti e i loro appuntamenti, ma non dettagli medici. Ora il Queensland Health sta indagando sulle circostanze in cui i file sono stati trovati in pubblico, piuttosto che essere distrutto in modo sicuro da un appaltatore.

Quindi, come gestiscono gli ospedali e le cliniche i loro vecchi documenti cartacei mentre passano ai sistemi elettronici? Come stanno affrontando lo tsunami di file che devono essere smaltiti in sicurezza?

La tua cartella clinica, cartaceo o elettronico, devono essere conservati mentre sono rilevanti per le tue cure, con accesso limitato per proteggere la tua privacy. Ma chi decide quando non servono più le cartelle cliniche? Cosa succede allora?

I governi a tutti i livelli hanno una legislazione per questo. Ad esempio, il dipartimento della salute del Queensland specifica cosa viene distrutto e quando, secondo un programma degli Archivi di Stato del Queensland. Comprende le cartelle cliniche del sistema sanitario pubblico in forma fisica (cartaceo, fotografie, film), in formato elettronico o una combinazione dei due.

Questo, Per esempio, afferma che "i registri che mostrano prove di assistenza clinica a un individuo oa gruppi di pazienti/clienti adulti" dovrebbero essere conservati "per dieci anni dopo l'ultima fornitura di servizi al paziente/cliente o l'azione medico-legale". Ci sono una serie di eccezioni relative a, Per esempio, test clinici, salute mentale e malattie trasmissibili. Per ogni eccezione, esiste un periodo di tempo specifico per la conservazione del file.

Queensland State Archives fornisce anche consigli su come distruggere in modo sicuro i documenti, sia per triturazione, spappolamento o bruciatura.

Gli ospedali possono contrattare servizi commerciali per distruggere i file cartacei. Ma il proprietario del documento, in questo caso l'ospedale, è in ultima analisi responsabile di garantire che ciò avvenga legalmente.

Il Royal Australian College of General Practitioners (RACGP) ha stabilito standard di pratica per le cliniche GP. Questi richiedono la distruzione sicura (ad esempio, mediante triturazione) di documenti cartacei prima dello smaltimento.

Così, gli ospedali e le cliniche mediche devono sviluppare e attuare politiche e procedure che stabiliscano esplicitamente quando e come devono essere smaltite le cartelle cliniche, e tieni anche un registro di quando ciò accade.

Però, determinare se una cartella clinica individuale tra le vaste quantità detenute ha superato la sua "data di scadenza" può essere estremamente dispendioso in termini di risorse per il personale amministrativo.

Ciò significa che è più probabile che il fattore determinante della distruzione dei documenti cartacei sia la necessità di liberare costosi uffici o spazio di archiviazione. È questo tipo di scenario che potrebbe eventualmente sfociare in dischi che vengono scaricati accidentalmente o deliberatamente ovunque, Ogni volta che.

Il passaggio ai record digitali

La situazione di Brisbane evidenzia i limiti del "business as usual" in relazione alle cartelle cliniche, che include documenti cartacei tenuti in più sedi, negli ospedali, in ambulatori medici e con specialisti.

Considera la tua cartella clinica "percorso cartaceo, " che può includere file di ricoveri ospedalieri, registri tenuti dal medico locale o da altro specialista, e risultati di esami del sangue e radiografie eseguiti altrove.

Sia a livello personale che di tutta la popolazione, ci sono chiaramente numerose opportunità di accesso involontario a questi documenti fisici. I record elettronici archiviati centralmente e in modo sicuro possono far fronte a questo rischio, e comporta anche una serie di altri vantaggi.

Le violazioni della privacy relative alle cartelle cliniche cartacee sono in parte una funzione di una transizione mondiale da un ambiente familiare e affidabile di cartelle cliniche cartacee a cartelle cliniche elettroniche.

Ciò moltiplica drasticamente il volume di documenti cartacei che devono essere distrutti, da quelli "non aggiornati" a tutti i documenti scansionati e resi ridondanti.

Il caso Brisbane mette in luce anche la sensibilità della cartella clinica in tutte le sue forme, un fattore che gioca anche nel dibattito My Health Record.

Di chi ci fidiamo per tenere al sicuro le nostre cartelle cliniche sensibili? La nostra fiducia va riposta nelle vecchie cartelle cartacee (parte dello status quo) o in una cartella clinica elettronica centralizzata?

La situazione di Brisbane, evidenziando i limiti dei registri cartacei, certamente sfida le nozioni di fiducia nel familiare e di favorire lo status quo.

Così, cosa possiamo aspettarci?

Come tutte le transizioni di questa scala, ci sono una serie di costi coinvolti nel passaggio dalla cartella clinica cartacea a quella elettronica, uno dei quali è la prospettiva di ulteriori violazioni dei dati dei documenti cartacei man mano che vengono distrutte montagne di record ridondanti. Tuttavia, questi costi di transizione devono essere bilanciati con il vantaggio finale dei record elettronici.

Anche accettare questi vantaggi non significa necessariamente che le persone si sentiranno automaticamente più a loro agio con le cartelle cliniche elettroniche, come Il mio libretto sanitario. Perché ciò accada, le persone devono anche superare una generale mancanza di fiducia nel governo.

Però, la nostra ricerca mostra che è possibile incoraggiare le persone a utilizzare i servizi governativi online. Sfruttando la scienza del comportamento, abbiamo dimostrato che fornire assistenza ai clienti e promuovere i vantaggi e la facilità dei servizi online aiuta il passaggio dalle code e dai moduli cartacei all'utilizzo dei servizi online.

Speranza per il futuro

Nella fretta di trascinare le persone su nuove piattaforme online luccicanti, questo illustra il semplice atto di parlare alle persone attraverso i vantaggi e sostenere la loro transizione può affrontare molte delle barriere psicologiche al cambiamento.

Quindi, auspicabilmente, possiamo vedere la fine delle cartelle cliniche e dei servizi cartacei, e meno documenti cartacei vengono scaricati sul ciglio della strada. Finché esistono documenti cartacei, saranno vulnerabili ad accessi non autorizzati, sia all'interno di un impianto di stoccaggio che in transito verso la distruzione. Però, ogni caso di accesso non autorizzato è sminuito dal numero di documenti cartacei distrutti con successo e in modo sicuro, non sarà mai più possibile accedervi fisicamente.

Questo articolo è stato ripubblicato da The Conversation con una licenza Creative Commons. Leggi l'articolo originale.