"Posta in arrivo zero" spesso sembra l'obiettivo finale irraggiungibile. Puoi passare ore a organizzare la tua email, e in qualche modo emergerà sempre un diluvio di nuovi messaggi.

Fin dalle sue origini negli anni '70, c'è stato un desiderio di lunga data di automatizzare vari aspetti della posta elettronica. Alcuni potrebbero persino ricordare il flirt degli anni '90 con "procmail, " che consente agli autori di scrivere script di espressioni regolari per ordinare la posta elettronica nelle cartelle scelte.

Sebbene da allora ci siano stati diversi sviluppi, l'approccio unico di app come Gmail lascia ancora molti utenti al vaglio, facendo clic, e separandoci fino a quella che può sembrare la fine dei tempi.

I ricercatori del Computer Science and Artificial Intelligence Laboratory (CSAIL) del MIT hanno deciso di approfondire le esigenze specifiche delle persone attraverso uno studio in tre parti e un nuovo strumento open source che consente agli utenti di scrivere, test, e affinare semplici script Python per controllare le e-mail in arrivo.

Il team ha prima condotto un workshop per identificare le categorie di esigenze di posta elettronica, seguita da un'indagine più ampia per approfondire la comprensione dei bisogni individuati. Hanno quindi esaminato il codice sorgente su Github per vedere i tipi di esigenze di automazione che erano abbastanza importanti per gli utenti di posta elettronica da prendere in mano per affrontare. Finalmente, il team ha utilizzato questi risultati per testare un nuovo strumento che hanno sviluppato chiamato "YouPS" (Your Postal Service).

Il team ha scoperto che oltre il 40% degli utenti di posta elettronica riteneva che le regole desiderate non potessero essere espresse utilizzando client di posta elettronica comuni come Gmail o Outlook.

tuPS, che è ancora in fase di sperimentazione, consente agli utenti di scrivere regole di filtro più specifiche per le e-mail in arrivo. Gli utenti possono aggiungere più schede dell'editor, ciascuno relativo a una modalità di posta elettronica separata, e possono anche scrivere regole diverse per ogni modalità, in modo che la loro casella di posta si comporti in modo diverso a seconda di quella corrente.

Potresti non volere email da una mailing list del campus durante le vacanze estive, Per esempio, oppure potresti voler disattivare l'audio di un fastidioso emailer che ha inviato troppi messaggi in un breve periodo di tempo.

"Gestire le nostre caselle di posta in modo così preciso con qualcosa come YouPS potrebbe alla fine aiutare a fornire ai non programmatori gli strumenti per gestire le loro email, e aiuta a risparmiare tempo per attività o lavoro più intensivi, "dice Soya Park, un dottorato di ricerca studente al CSAIL e autore principale di un nuovo paper sul sistema.

Cercasi modelli di dati migliori

Per molti di noi, una raffica di e-mail durante una scadenza ravvicinata interrompe il flusso di lavoro e interrompe la concentrazione mentale.

Con quello in mente, molti utenti desideravano filtri in grado di acquisire informazioni "non visualizzate" che non erano nelle intestazioni delle e-mail o etichettate in modo specifico (ad es. mittente o data). Ciò includeva cose come i progressi, in attesa o fatti, la scadenza, argomento, priorità, e compito.

Un potenziale filtro potrebbe vedere che un messaggio sembra richiedere un'azione, ed etichettalo come "in attesa, " o contrassegnare una scadenza se necessario.

I filtri potrebbero anche essere correlati all'ora del giorno, caratteristiche del thread di posta elettronica, come le risposte precedenti di un destinatario, o il numero o il tasso di risposte da parte di altri e lo stato del destinatario (ad es. occupato, nell'ufficio, in vacanza).

Gestire l'attenzione:notifiche, modalità, e contesto

Il professore del MIT David Karger afferma che i filtri e-mail standard non offrono molto in termini di flessibilità. Per esempio, ad alcuni utenti non è piaciuto il fatto che questi filtri non possano essere utilizzati per brevi periodi di tempo o personalizzati in base alle esigenze specifiche della giornata.

I filtri automatici mancano anche di contesto per le sottigliezze al di là di ciò su cui sono stati addestrati. Le attuali regole di filtraggio della posta si basano solo sui metadati dei messaggi in arrivo, ad esempio se proviene da un mittente specifico o contiene determinate parole chiave. Gli utenti volevano incorporare più contesto al di fuori dei contenuti di un singolo messaggio, come le risposte precedenti di un destinatario, o numero o tasso di risposte da parte di altri.

Cosa c'è di più, con un maggiore accesso ai laptop, telefoni, e compresse, la posta elettronica è diventata un modo di comunicare "istantaneo" sempre più atteso. Per affrontare questo, gli utenti hanno escogitato regole per filtri di notifica più personalizzati e modalità temporanee.

Con YouPS, modalità temporanee, come le "modalità di sonno" notturne o le "modalità di lavoro" diurne, " potrebbe essere utile per chi ha orari specifici. Ad esempio, tutte le e-mail in "modalità di sospensione" potrebbero essere etichettate come "Per domani, " mentre le email in "modalità lavoro" potrebbero essere etichettate come "Da fare".

Modalità aggiuntive per cose come vacanze, conferenze, o anche le serate potrebbero avere regole più specifiche per meglio adattarsi alle esigenze degli utenti. La modalità conferenza di un utente potrebbe avere una regola che evidenzi solo le email relative alla conferenza (ad es. incontri, annunci), o una modalità "emozione" potrebbe entrare in funzione a seconda di uno stato d'animo stanco o ansioso.

Questi filtri più dettagliati ruotano tutti attorno a un obiettivo più ampio di utilizzare uno strumento per gestire meglio l'attenzione in un mondo iperconnesso.

Testare lo strumento

Per avere un'idea di cosa stavano già facendo i programmatori per rendere la posta elettronica più organizzata, il team ha utilizzato GitHub per cercare script scritti relativi a e-mail e filtri, e ha scoperto che questa complessa elaborazione rappresentava almeno il 40% degli script di posta elettronica.

Quando finalmente utilizzi YouPS, gli utenti hanno scoperto che il vocabolario di posta elettronica esteso è stato utile per lo scripting delle regole desiderate dagli utenti, come un modo per scrivere risposte automatiche per le vacanze che potrebbero essere inviate ai colleghi di lavoro, ma non i membri della famiglia.

In futuro il team spera di realizzare una distribuzione su larga scala. Hanno anche in programma di estendere le capacità di automazione della posta elettronica di YouPS ai non programmatori creando interfacce utente grafiche per esprimere regole che utilizzano un vocabolario non tecnico molto più ampio.

"La posta elettronica ha un ampio spettro di utenti, " dice Park. "Un'interfaccia fissa per un client di posta elettronica semplicemente non può soddisfare le diverse esigenze di molti utenti di posta elettronica. Le esigenze che abbiamo trovato in questi studi guideranno i futuri progettisti e sviluppatori di client di posta elettronica e sistemi di gestione della posta in arrivo".

"Molti script per l'automazione della posta elettronica sono stati trovati negli archivi del software Github, tuttavia queste tecniche di automazione non sono incorporate nei comuni client di posta elettronica, "dice Susan Fussell, un professore di scienze dell'informazione e comunicazione alla Cornell University che non era coinvolto nel documento. "Ciò suggerisce la necessità di una pipeline tra il repository Github e i normali utenti di posta elettronica, in modo che gli utenti sappiano quali script ci sono e come usarli, e un giorno saranno integrati nei più diffusi client di posta elettronica."

Questa storia è stata ripubblicata per gentile concessione di MIT News (web.mit.edu/newsoffice/), un popolare sito che copre notizie sulla ricerca del MIT, innovazione e didattica.