Le conferenze scientifiche e tecnologiche sono motori di innovazione, essenziali per l'incubazione di nuove idee, la diffusione della ricerca, e la nascita di nuove tecnologie. Ma quest'anno, senza preavviso, conferenze in tutto il mondo si trovano in acque inesplorate poiché la pandemia globale di COVID-19 rende impossibili gli incontri fisici. Per aiutare gli organizzatori a far fronte, l'Association for Computing Machinery (ACM) ha pubblicato un nuovo rapporto, "Conferenze virtuali:una guida alle migliori pratiche, "su come sostituire le conferenze faccia a faccia con quelle virtuali durante la pandemia.

Il rapporto è il risultato di una task force convocata dal presidente dell'ACM Cherri M. Pancake per aiutare gli organizzatori della conferenza ACM a navigare nel panorama della conferenza virtuale. Composto da utilizzatori pesanti di tecnologie online, e dei ricercatori responsabili del loro sviluppo, la comunità ACM è ben posizionata per offrire consigli ad altri gruppi che si occupano degli stessi problemi.

"Questo rapporto è progettato per gli organizzatori che devono affrontare la rapida modifica del formato delle prossime conferenze o la pianificazione di eventi futuri senza fare affidamento sui tradizionali incontri faccia a faccia, " ha spiegato il presidente di ACM Cherri M. Pancake. "La nostra task force includeva membri di ACM con esperienza nell'organizzazione di conferenze online e nella conduzione di sessioni di pianificazione virtuale. Hanno sviluppato un manuale pratico che sarà utile ai nuovi arrivati ​​e fornirà utili indicazioni a coloro che hanno già una certa esperienza con le conferenze virtuali. È particolarmente tempestivo data la situazione COVID-19. La nostra speranza è che il rapporto incoraggi anche gli organizzatori della conferenza a pensare a ridurre la loro dipendenza dagli incontri faccia a faccia in futuro".

Il rapporto "Conferenze virtuali" collegato dal sito Web come documento PDF, fornisce consigli concreti per eventi di ogni dimensione. È una guida pratica che copre una vasta gamma di argomenti che gli organizzatori affrontano, compresa la tecnologia necessaria, pianificazione di alto livello, accessibilità, favorire l'interazione sociale, navigazione e finanze.

Poiché si tratta di un argomento in rapida evoluzione, il rapporto è stato concepito come un documento vivo che la task force aggiornerà e rivedrà periodicamente. Gli organizzatori della conferenza sono incoraggiati a condividere le proprie esperienze, fare commenti o fare domande.