Gli americani di tutti i ceti sociali stanno lavorando insieme per rallentare la diffusione di COVID-19 praticando il distanziamento sociale. Gli enti pubblici fanno la loro parte chiudendo gli uffici al pubblico, annullare o rinviare le udienze, e trasferendo servizi e procedimenti in formati virtuali. In questo post esaminiamo il ruolo delle leggi sulle riunioni aperte nel fornire procedure trasparenti, e suggerire una serie di migliori pratiche per garantire che le agenzie ambientali statali, commissioni di pubblica utilità, e i governi locali coltivano una partecipazione pubblica significativa mentre resistono a questa pandemia.

La settimana scorsa, i sostenitori hanno invitato l'amministrazione Trump a tenere aperti tutti i periodi di commento attivi per le normative in sospeso mentre la Dichiarazione di emergenza nazionale rimane in vigore. Decisioni ambientali critiche si stanno verificando anche a livello subnazionale, dove stati e città agiscono come primi soccorritori a COVID-19. Un certo numero di stati ha sospeso aspetti delle loro leggi sulle riunioni aperte in risposta alla pandemia, e molti enti pubblici stanno ora tenendo riunioni per via telefonica o utilizzando la tecnologia della videoconferenza e le condizioni cambiano quasi quotidianamente. New York, Per esempio, ha sospeso il requisito di legge sulle riunioni aperte che consente ai membri del pubblico di partecipare alle riunioni di persona, e autorizzate le riunioni pubbliche a tenersi a distanza "tramite teleconferenza o servizio simile" a condizione che il pubblico possa osservare o ascoltare. L'Illinois ha sospeso il requisito legale che i membri di un ente pubblico devono essere fisicamente presenti per riunirsi, così come le restrizioni alla partecipazione a distanza. Il Massachusetts ha revocato il mandato della legge sulle riunioni aperte secondo cui gli enti pubblici si riuniscono in un luogo pubblico, purché siano forniti mezzi alternativi di accesso pubblico. Allo stesso modo, il Texas consente che le riunioni del governo si svolgano per telefono o in videoconferenza. Queste mosse sono chiaramente necessarie, ma gli stati dovrebbero garantire che i sostituti delle riunioni di persona soddisfino l'obiettivo generale delle leggi sulle riunioni aperte.

Le città affrontano sfide simili, e non sfuggono all'attenzione dei sostenitori che lavorano per garantire che la partecipazione pubblica non vada persa nel bel mezzo delle risposte alla pandemia. Per esempio, la scorsa settimana Sean Hecht, direttore dell'Environmental Law Clinic dell'UCLA, ha chiesto a Los Angeles di posticipare le scadenze per i commenti pubblici sulla revisione ambientale delle questioni di pianificazione fino a quando la città non avrà revocato il suo ordine "Più sicuro a casa". Il professor Hecht sottolinea che il pubblico non è più in grado di visualizzare documenti cruciali negli uffici comunali o nelle biblioteche e non può riunirsi per coordinare i propri commenti.

Tutti i 50 stati hanno leggi sulle riunioni aperte che vietano agli organi governativi di deliberare o prendere decisioni in privato al fine di garantire la trasparenza. Mentre i dettagli variano, le leggi sulle riunioni aperte condividono l'obiettivo di garantire che il pubblico sia informato sul processo decisionale del governo. Un certo numero di leggi sulle riunioni aperte di stati consentono la partecipazione a distanza, ma solo in circostanze ristrette che non consentirebbero agli affari di continuare come al solito durante la crisi COVID-19. Per esempio, La legge della Virginia consente a un ente pubblico di incontrarsi elettronicamente durante uno stato di emergenza se 1) incontrarsi di persona non sarebbe sicuro, e 2) lo scopo della riunione è affrontare l'emergenza. Inutile dire, questo statuto non consente alle agenzie della Virginia di affrontare gli affari di routine incontrandosi elettronicamente per le prossime settimane o mesi. Altri stati consentono la partecipazione a distanza a riunioni pubbliche, ma in formati che oggi sono semplicemente impraticabili. Nell'Idaho, Per esempio, le riunioni possono svolgersi telefonicamente o in videoconferenza, purché un membro dell'organo di governo sia fisicamente presente presso l'ente pubblico in modo che i membri del pubblico possano partecipare di persona all'assemblea. Allo stesso modo, una corte d'appello del Michigan ha stabilito che un'agenzia pubblica non ha violato la legge statale sulle riunioni aperte tenendo una riunione in due luoghi collegati tramite teleconferenza, perché il pubblico potrebbe partecipare alla riunione in entrambi i punti. Questi formati precisi sono chiaramente impraticabili nel nostro momento attuale.

Tutto ciò suggerisce che è possibile seguire lo spirito, se non la lettera, delle leggi sulle riunioni aperte anche quando i membri del pubblico non possono condividere fisicamente una stanza con i dipendenti pubblici, perché gli incontri possono rimanere aperti al pubblico attraverso mezzi virtuali. Inoltre, mentre le dimensioni costituzionali dei procedimenti virtuali nel contesto del COVID-19 non sono state testate, sappiamo che la Corte Suprema ha ritenuto in altre circostanze che i requisiti precisi del giusto processo sono flessibili e specifici dei fatti. Le raccomandazioni seguenti forniscono alcuni suggerimenti su come gli enti pubblici possono garantire la trasparenza e l'accesso pubblico alle informazioni proteggendo la salute pubblica mantenendo il distanziamento sociale. La Conferenza amministrativa degli Stati Uniti e la Conferenza dei sindaci di New York hanno fornito ulteriori indicazioni.

• Dove possibile, posticipare sia le riunioni che i periodi di commento pubblico. Come spiega il professor Hecht nella sua lettera, L'incapacità dei gruppi di advocacy di incontrarsi ostacola la loro capacità di partecipare ai processi pubblici. Inoltre, anche gli individui che desiderano partecipare da soli avranno tempo ed energie limitati per impegnarsi se sono inabili a causa del virus o si prendono cura inaspettatamente di bambini o parenti malati. Il rinvio delle decisioni governative non essenziali evita di discriminare i membri più vulnerabili della società che saranno più duramente colpiti dal COVID-19.
• Dove gli incontri procedono virtualmente, assicurarsi che l'avviso sia tempestivo e visibile. L'avviso dovrà essere pubblicato sui siti web degli enti pubblici nonché sui giornali locali ancora in circolazione. Gli avvisi dovrebbero fornire l'orario della riunione e informazioni su come il pubblico può accedere alla riunione, come un numero di chiamata e un collegamento per la videoconferenza.
• Dove possibile, tenere riunioni in videoconferenza con opzione call-in. Ciò consente agli spettatori di vedere chi sta parlando, consente all'ente pubblico di fornire un interprete per i membri del pubblico non udenti o ipoudenti quando necessario, e consente anche alle persone senza computer di accedere alla riunione.
• Gli oratori dovrebbero identificarsi ogni volta che parlano per garantire che i membri del pubblico che stanno solo ascoltando sappiano quale funzionario pubblico è responsabile di ogni commento o decisione.
• Considera la possibilità di consentire ai membri del pubblico di fare commenti utilizzando l'e-mail o una funzione di chat in videoconferenza e leggendo i commenti nel record.
• Registrare o trascrivere tempestivamente le riunioni pubbliche e rendere tali registrazioni accessibili al pubblico. Poiché le interruzioni della vita quotidiana alterano gli orari in modi imprevedibili, i membri del pubblico potrebbero non essere in grado di partecipare in modo significativo a un procedimento nel momento esatto in cui è programmato. L'ordine esecutivo di New York che sospende aspetti della legge sulle riunioni aperte richiede espressamente che le riunioni virtuali siano registrate e successivamente trascritte. Alcuni servizi di live streaming consentono agli utenti di registrare le riunioni contemporaneamente.