Gli uffici open space sono decollati per il desiderio di aumentare l'interazione e la collaborazione tra i lavoratori. Ma un nuovo studio innovativo ha scoperto che i dipendenti negli uffici open space trascorrono il 73% in meno di tempo nelle interazioni faccia a faccia. L'utilizzo di e-mail e messaggistica è aumentato di oltre il 67%.

Lo studio è il primo a tracciare gli impatti degli uffici open space utilizzando misure oggettive di comunicazione. Ha utilizzato badge elettronici e microfoni per monitorare le interazioni tra i dipendenti e tenere traccia dei cambiamenti nell'uso della posta elettronica.

I risultati si basano su ricerche precedenti, che ha trovato, ad esempio, ambienti di lavoro open space compromettono la capacità dei dipendenti di concentrarsi e concentrarsi sul proprio lavoro.

Perché scegliere un piano aperto?

In teoria ci sono buone ragioni per trasferirsi in un ufficio open space. Il nostro ambiente sociale gioca un ruolo importante nella nostra capacità di essere proattivi e motivati.

E il successo nei luoghi di lavoro moderni è spesso determinato dal modo in cui gli individui interagiscono tra loro e con l'organizzazione.

La ricerca ha dimostrato che il tempo che i dipendenti trascorrono in "attività di collaborazione" è "aumentato del 50% o più" negli ultimi due decenni.

È stato dimostrato che i luoghi di lavoro che facilitano un contatto più frequente e di qualità superiore con gli altri hanno migliorato la comunicazione e la collaborazione sui compiti, soddisfazione lavorativa e sostegno sociale.

Il design del posto di lavoro influenza in modo significativo questo, sostenendo o sminuendo il lavoro interdipendente.

Costruire un forte senso di comunità è stato un fattore chiave per il successo del fornitore di spazi di coworking WeWork. Ciò è stato in gran parte ottenuto attraverso l'ambiente di lavoro fisico:spazi puliti, corridoi stretti, cucine comuni e simili.

Privacy e concentrazione sono fondamentali

Ma nonostante la ricerca della collaborazione nei luoghi di lavoro, aumenta anche la necessità di concentrazione e di lavoro individuale mirato.

E la ricerca mostra che quando i dipendenti non riescono a concentrarsi, tendono a comunicare di meno. Possono persino diventare indifferenti ai loro colleghi.

Il lavoro sulla conoscenza richiede che i dipendenti si occupino di compiti specifici raccogliendo, analizzare e prendere decisioni utilizzando più fonti di informazione. Quando uno di questi processi cognitivi viene interrotto, inefficienza ed errori aumentano.

Essere in grado di concentrarsi su un compito senza interruzioni o distrazioni è una base essenziale per un lavoro efficace.

Ma la ricerca suggerisce che un design scadente può avere conseguenze indesiderate:aumentare il carico cognitivo sui lavoratori a causa dell'alta densità o della bassa privacy, entrambi aumentano la distrazione.

Perché l'open plan non porta necessariamente alla collaborazione

In molti uffici open space, l'impulso per una maggiore interazione e collaborazione va a scapito della capacità di concentrazione e concentrazione.

Quando la distrazione rende difficile per i dipendenti concentrarsi, le risorse cognitive ed emotive sono esaurite. Il risultato è un aumento dello stress e degli errori, minare le prestazioni.

Quando i dipendenti non possono concentrarsi sul proprio lavoro, il loro desiderio di interagire e collaborare con gli altri è ridotto.

Inoltre, una nuova ricerca suggerisce che un maggiore affollamento sul posto di lavoro e bassi livelli di privacy portano a comportamenti difensivi e mettono a dura prova le relazioni sul posto di lavoro.

Altri aspetti della progettazione del posto di lavoro, come vedute della natura o accesso alla luce del giorno, può ricostituire le risorse cognitive anche in presenza di distrazioni.

Un ambiente esteticamente gradevole può fornire un'esperienza rigenerante.

Inoltre, la ricerca ha dimostrato che luoghi di lavoro esteticamente gradevoli possono aiutare a creare fiducia all'interno delle organizzazioni.

Trovare il giusto equilibrio

Ricerche emergenti hanno dimostrato che gli individui vedono in modo diverso ambienti di lavoro simili. Piuttosto che un approccio universale, come è tradizionale nel design a pianta aperta, gli ambienti di lavoro dovrebbero fornire varie opzioni che supportano i dipendenti che lavorano in modo efficace.

I modelli in evoluzione del design del posto di lavoro stanno cercando di raggiungere questo obiettivo, prevedendo zone differenti per differenti tipologie di lavoro e differenti esigenze.

Però, l'effetto della disposizione della scrivania condivisa in questi tipi di ambienti richiede ulteriori indagini.

Molti datori di lavoro sono fortemente concentrati sulla promozione della collaborazione e dell'interazione a scapito della privacy e della concentrazione. Questo ha esiti negativi sia per la produttività che per i rapporti di lavoro.

Le organizzazioni dovrebbero concentrarsi sulla fornitura di luoghi di lavoro che supportino i requisiti di privacy e concentrazione, così come l'interazione e la collaborazione.

Per realizzare questo, maggiore enfasi deve essere posta sulla privacy sia visiva che uditiva, in particolare l'uso di trattamenti acustici, così come il layout e l'aspetto del posto di lavoro nel suo complesso.

Questo articolo è stato originariamente pubblicato su The Conversation. Leggi l'articolo originale.