Le scadenze tendono a irradiare un senso di finalità esistenziale, ma i project manager sanno che raramente sono scolpiti nella pietra.

Anche se potrebbe sembrare controintuitivo, abbracciare quell'incertezza potrebbe essere la chiave per progetti di maggior successo, Lo hanno scoperto i ricercatori dell'Università del Michigan.

Il team ha escogitato un modo per sbirciare sotto il cofano delle scadenze, tracciare la loro incertezza e piegarla in un sistema di gestione del progetto.

"La nostra società tende a pensare alle scadenze come meno flessibili rispetto ad altri aspetti di un progetto, ma in realtà, spesso non è così, "ha detto Tom Logan, uno studente di dottorato in ingegneria industriale e operativa. "Quando lo riconosciamo, ci permette di fare cose davvero nuove".

Logan ha lavorato al progetto con Robert Bordley, professore di pratica e direttore del programma in Sistemi integrativi + Design presso l'U-M College of Engineering.

In una serie di esperimenti che testano la tecnica del team, ha migliorato la percentuale di successo dei progetti fino al 40%. Questa migliore percentuale di successo può manifestarsi in vari modi, compreso il completamento più tempestivo, progetti che si adattano meglio alle loro esigenze originarie e migliorano la redditività.

"Una scadenza è solo un altro requisito delle parti interessate e sappiamo tutti che i requisiti delle parti interessate contengono una certa quantità di incertezza, " Bordley ha detto. "Non possiamo eliminare questa incertezza, ma spesso possiamo quantificarlo. E ho scoperto che il valore di farlo è molto grande".

La soluzione, dettagliato in uno studio pubblicato su Giornale europeo di ricerca operativa , è lavorare con le parti interessate per comprendere l'incertezza e inserirla nel progetto come un elemento attivo, variabile gestibile.

La parte difficile viene prima:i manager dovrebbero chiedere qualcosa di più delle semplici date di completamento ottimistiche e pessimistiche che fanno parte della tecnica di valutazione e revisione del progetto, lo strumento statistico alla base della moderna gestione dei progetti. Ciò richiede un confronto onesto con le parti interessate e un po' di ricerche per apprendere il ragionamento alla base di tali date.

"Gli stakeholder hanno sempre a che fare con una serie complessa di incertezze, ma raramente sono condivisi con i project manager. L'obiettivo è avvicinare i due mondi e incorporare le conoscenze scoperte nel processo di gestione, " ha detto Bordley.

"Mi piace chiedere alle parti interessate di pensare a una situazione che potrebbe far avanzare una scadenza di un mese, Per esempio. Parlami di quella situazione, stimare quanto è probabile che accada. Concentrati sugli estremi. Quel modo, ti ritrovi con scadenze ottimistiche e pessimistiche che sono più che semplici numeri."

Con scadenze ottimistiche e pessimistiche in mano, il passo successivo è quello di indicare l'incertezza della scadenza all'interno del sistema di gestione del progetto.

Per fare questo, Bordley dice, aggiungere un ulteriore, attività virtuale a un progetto. L'attività inizia alla data di completamento ottimistica e termina alla data di completamento pessimistica, creando un bersaglio virtuale per il completamento puntuale. Finché il progetto finisce tra le date ottimistiche e pessimistiche, è considerato in tempo. Maggiore è l'incertezza sulla scadenza, più grande è il bersaglio.

Il manager può quindi prendere decisioni basate sull'incertezza della scadenza. Una scadenza meno certa significa un obiettivo più ampio e una maggiore flessibilità per concentrare le risorse su altri requisiti del progetto più certi.

L'attività virtuale può anche essere regolata man mano che il progetto avanza, riducendosi man mano che la scadenza si stabilizza o crescendo con l'aumentare dell'incertezza. In entrambi i casi, fornisce al manager una previsione continua dell'incertezza delle scadenze e la capacità di pianificare di conseguenza.

"Questa tecnica può salvare un manager dal spendere molto tempo e risorse su una scadenza che alla fine potrebbe non avere molta importanza, " Bordley ha detto. "Se è morbido, il manager può vedere rapidamente che è morbido e concentrare le risorse su altri requisiti che hanno meno probabilità di cambiare."

Per testare l'efficacia della modifica, il team ha costruito un modello al computer che ha attraversato 1, 000 progetti simulati. Primo, hanno applicato un modello di gestione del progetto PERT tradizionale che ignora l'incertezza delle scadenze, quindi hanno applicato il loro modello modificato che riconosce l'incertezza delle scadenze e adatta le risorse secondo necessità.