La ricerca attuale sul lavoro di squadra sta dimostrando che non diventiamo meno produttivi lavorando da casa, a condizione che lavoriamo in modo intelligente e siamo dotati di strumenti che ci permettano di lavorare insieme ai nostri colleghi. In questo articolo, i ricercatori ci consiglieranno non solo su ciò che funziona, ma anche su ciò che non è così intelligente.

Da un po 'di tempo, ricercatore Nils Brede Moe presso SINTEF, Norvegia, ha studiato team che lavorano per aziende come Spotify, Ericsson e DNV GL, oltre a diverse banche e società di consulenza.

Ritiene che sia più che possibile mantenere la produttività anche se ora dobbiamo lavorare da casa, nei cosiddetti team virtuali.

"Non è il caso che i team virtuali significhino una produttività inferiore, anche se può essere un po' più difficile per tali team lavorare in modo efficiente, " afferma Moe. "La nostra ricerca ha rivelato alcuni team virtuali che sono molto più efficaci dei team co-localizzati, " lui dice.

Molte persone sperimentano che riescono a fare di più quando lavorano a casa, dove ci sono meno interruzioni. Questo è qualcosa che i ricercatori stessi hanno osservato.

"In media, uno sviluppatore ha bisogno di 20 minuti per tornare a un'attività dopo un'interruzione, " dice Moe.

Una corretta comunicazione è fondamentale

Lavorare da casa rende più facile valutare quali attività devono essere prioritarie perché evitiamo di dover affrontare un flusso continuo di input e attività estranee. Però, i vantaggi del lavoro da casa potrebbero essere quelli di ottenere una possibilità. È troppo facile ritagliare incontri che in realtà servono a uno scopo utile. Avere così tante comunicazioni scritte rende facile per le persone fraintendersi.

"Abbiamo scoperto che è incredibilmente importante utilizzare la videoconferenza e parlare tra loro, piuttosto che condividere semplicemente pensieri e bisogni per iscritto, " afferma Moe. "Le riunioni video dovrebbero essere obbligatorie per i team che non lavorano nello stesso luogo, " lui dice.

Sottolinea inoltre l'importanza di disporre di una buona attrezzatura:cuffie di qualità, computer e, non ultimo, una connessione Internet affidabile. Un altro consiglio che offre è che non dovremmo lavorare seduti sul divano. Non sorprendentemente, la ricerca mostra che questo non fa alcun favore alle nostre spalle, quindi il consiglio è di alzarsi, stare in piedi e camminare.

"Una buona idea è quella di avere una conversazione a tu per tu al telefono mentre fai una piccola passeggiata, " dice Moe.

Ecco i cinque suggerimenti dei ricercatori per le riunioni video online:

• Non utilizzare le riunioni semplicemente per gli aggiornamenti di stato. Queste informazioni possono essere condivise in altri modi. Sono i manager che ottengono il massimo dalle riunioni di stato, ma sono di scarso valore per i normali membri del team
• Assicurati che tutti abbiano l'opportunità di parlare (applica un esercizio di check-in durante le riunioni più lunghe)
• Assicurati che la posizione del presidente della riunione sia ruotata in modo che più di una persona possa assumersi la responsabilità
• Usa sempre la videoconferenza
• Non avere troppi partecipanti alla riunione. Riunioni di più di 11 o 12 partecipanti hanno diminuito il valore per i partecipanti. Se ci sono molte persone che partecipano, un consiglio è di alzare la mano se hai qualcosa da dire.

Un capo virtuale ha un lavoro impegnativo

Un altro risultato della ricerca è che i manager sentono comunemente la necessità di esercitare livelli maggiori di microgestione quando i membri del loro team lavorano da remoto.

"Questa non è una buona idea, "dice Moe, e prosegue spiegando. "Le riunioni che si tengono semplicemente per la segnalazione sono spesso inefficaci. Se un manager ha fiducia che i membri del suo team stiano lavorando normalmente, non c'è motivo di presumere che vi sia una maggiore necessità di rapporti sullo stato quando i membri del team lavorano da casa, " lui dice.

Però, non è così facile essere il manager di una squadra virtuale. Per questa ragione, i ricercatori raccomandano che i manager trascorrano il loro tempo selezionando interfacce tecnologiche congiunte efficaci e di alta qualità che garantiscano che tutti i membri del team siano collegati tramite gli stessi sistemi. È anche importante che i manager trascorrano più tempo in un ruolo di supporto e formazione piuttosto che richiedere rapporti dai loro team.

"L'obiettivo principale di un manager deve essere quello di rimuovere gli ostacoli e aiutare a identificare soluzioni efficaci, sia insieme alla squadra nel suo insieme, e con i singoli membri del team, " dice Moe.

Prendine uno per la squadra, ma non in pigiama!

Presso la società di consulenza e società di consulenza Iterate, che sta partecipando ad un progetto di ricerca con SINTEF, le persone sono ben consapevoli della loro nuova situazione lavorativa. Ma l'umore in compagnia è buono.

"Ora lavoriamo da casa perché dobbiamo, e ci sentiamo bene perché siamo tutti in questo insieme, " afferma il CEO Rune Larsen. "La sfida sarà ciò che accadrà quando lavoriamo in questo modo da sei mesi. Cosa accadrà quando la nostra solidarietà comincerà a sfaldarsi? Al momento il nostro focus continuo è sulla riflessione e sulla formazione per poterci adattare alla nuova situazione, " lui dice.

Il dipartimento delle risorse umane di Iterate ha tenuto una serie di incontri one-to-one oggi per scoprire come si sentivano i singoli dipendenti. Larsen non crede nell'invio di una serie di e-mail. Anziché, sottolinea che opera in un settore abile nel lavorare in digitale.

"Le aziende che non hanno l'abitudine di lavorare digitalmente in un ambiente distribuito stanno affrontando sfide più grandi delle nostre, " lui dice.

Larsen ritiene che molti manager stiano esplorando modi di lavorare per ottenere una buona produttività. Non esiste una soluzione rapida per gestire la situazione in cui ci troviamo oggi.

"In tempi come questi è bene avere consigli basati sulla ricerca su cui fare affidamento. È anche importante sapere che il lavoro virtuale richiede un alto livello di fiducia reciproca, e questo è quello che abbiamo qui, "dice Larsen.

Pur avendo piena fiducia nei suoi colleghi, Larsen ha anche alcune linee guida che non sono basate sull'IT. Lavorare da casa in pigiama non è accettabile.

"Improvvisamente sei chiamato a una riunione e hai dimenticato che sei seduto in mutande, " sorride. "Questo minerà la tua integrità in un batter d'occhio, quindi abbiamo anche un codice di abbigliamento, anche per lavorare da casa, " lui dice.

Dillo alle persone quando accedi e disconnetti

"Quando un team non è in grado di lavorare nello stesso luogo, c'è il pericolo che la fiducia reciproca possa essere minata, ", afferma Nils Brede Moe. "Questo a sua volta può portare a una riduzione dello scambio di informazioni e dei feedback, carico di lavoro sbilanciato, maggiore monitoraggio, e può creare quella che chiamiamo una "spirale di sfiducia" negativa, " lui dice.

In particolare, i ricercatori consigliano ai membri del team di informare i colleghi quando si collegano e si disconnettono.

"Se sei seduto e aspetti che qualcuno ti risponda, ma non sai se sono connessi o meno, non è difficile iniziare a chiedersi cosa potrebbe fare quella persona, " dice Moe. "Se dai a tutti un'idea di come stai pianificando la tua giornata, come "Sto uscendo nel bel mezzo della giornata per fare un po' di shopping per i miei genitori, "queste cose possono facilmente aiutare a placare la sfiducia, " lui dice.

I suoi risultati indicano che è anche intelligente riservare del tempo per riflettere su come funziona il lavoro distribuito. E questo vale anche per il team di gestione.

"L'unica cosa certa quando improvvisamente dobbiamo cambiare il nostro modo di lavorare è che dobbiamo continuare a migliorare per essere efficienti, " dice Moe. "Coloro che diventano i più abili in questo finiranno per essere le squadre più efficaci, " lui dice.

Non tutti possono lavorare contemporaneamente

Secondo Moe, le sfide sociali possono anche insinuarsi per minare l'efficacia del lavoro da casa. Anche se alcune persone potrebbero sentirsi sole e cercare di fare due chiacchiere al mattino presto, altri potrebbero pensare che questo sia stressante. Soprattutto se condividiamo il nostro posto di lavoro a casa con un altro adulto e abbiamo bambini in casa.

"Un modo per risolvere questo problema è raggiungere un accordo sul fatto che due membri del team debbano sempre lavorare contemporaneamente, " dice Moe. In questo modo, chi ha figli può lavorare dopo che i figli sono andati a letto, senza sentirsi 'soli' al lavoro, "dice. Questo sarà un fattore importante se la situazione che stiamo vivendo oggi continuerà per un periodo prolungato.

È anche importante riservare del tempo per condividere con i tuoi colleghi cosa ti è successo durante la giornata, cosa stai facendo oltre al tuo lavoro, e come ci si sente a stare seduti a casa da soli tutto il giorno.

Moe incoraggia anche le persone a utilizzare strumenti di comunicazione come Slack, Team o Yammer che consentono ai membri del team di porre domande e condividere informazioni su ciò che stanno facendo i loro colleghi.

Non dimenticare i nuovi dipendenti

Una sfida di cui i ricercatori sono stati ben consapevoli nelle ultime settimane è il cosiddetto "onboarding" dei nuovi dipendenti. Però, se un nuovo collega si unisce al team è importante non rimandare questo solo perché non è in grado di incontrare i propri colleghi faccia a faccia.

"In effetti incoraggiamo ad accogliere nuovi dipendenti in team ben funzionanti. Assicurati solo che abbiano un mentore che possa supervisionarli, ", afferma Moe. "È anche una buona idea organizzare incontri virtuali in cui i nuovi dipendenti possano conoscersi l'un l'altro in una fase iniziale e stabilire le proprie reti, " lui dice.

Una giornata di lavoro più efficace

Christine Wald-Jacobsen è capo del dipartimento User Experience presso la banca Sbanken, ed è responsabile di due team di sviluppatori e di un cosiddetto UX-team. (I team UX lavorano con l'esperienza dell'utente. Nota ndr)

"Giovedì scorso a tutti sono state fornite linee guida chiare su come lavorare da casa, " dice Wald-Jacobsen. "Abbiamo intenzione di tenere un cosiddetto incontro "Slack-up" alle nove del mattino, e un altro alle tre del pomeriggio per riflettere su come ci sentiamo durante la giornata, " dice e continua a spiegare. "Slack-up è una breve riunione mattutina facilitata utilizzando lo strumento di comunicazione remota Slack, progettato per informazioni scritte, " lei dice.

"Nelle riunioni mattutine tutti riferiscono su cosa intendiamo fare durante il giorno e se abbiamo bisogno o meno di assistenza. Notifichiamo anche eventuali ostacoli nel modo in cui svolgere il nostro lavoro in modo efficiente. Ad esempio, potrebbe esserci qualche aspetto della tecnologia o qualcos'altro che potrei dover sistemare, "dice Wald-Jacobsen.

Dice che stanno modificando continuamente i loro processi di lavoro. Alcuni team ora hanno riunioni video quotidiane al mattino, mentre l'incontro di riflessione pomeridiano è ormai diventato un appuntamento settimanale.

Una tipica sfida lavorando in questo modo è che la comunicazione è ora principalmente per iscritto, "dice Wald-Jacobsen.

"Le discussioni possono diventare accese perché non sempre ci capiamo appieno. Spesso può essere difficile dare un feedback costruttivo, e a volte le persone sperimentano il feedback come una critica. Per esempio, Ho dovuto chiedere ai membri del team di rivedere la loro discussione in video per chiarire eventuali malintesi e per esercitare la calma negli scambi di Slack, " lei dice.

Tuttavia, i risultati di questo modo di lavorare sono stati molto soddisfacenti.

"Molti team sentono di vivere una giornata lavorativa più efficace. Forniamo molto di più e molto più velocemente, "dice Wald-Jacobsen.