Avere un sistema di archiviazione efficace può farti risparmiare tempo ed energia quando hai informazioni importanti che devono essere richiamate rapidamente da un grande volume di file. Esistono due tipi di sistemi di archiviazione, quelli che utilizzano numeri o sistemi numerici e quelli che usano lettere o sistemi alfabetici. Imparare come usare questi sistemi è essenziale per decidere quello che è meglio per te. Mentre ci sono diverse categorie, capire le basi di questi sistemi di archiviazione è facile.
Decidere il tipo di sistema alfabetico e numerico che funzionerebbe meglio per i tipi di documenti che si desidera archiviare. Ci sono tre sistemi alfabetici di base da considerare e quattro sistemi numerici, il più comune dei quali è il sistema decimale. I tre sistemi alfabetici sono topici, enciclopedici e geografici.
Inizia definendo il sistema "topico alfabetico". Questo è anche conosciuto come sistema "dizionario" ed è il più facile da capire. In questo caso ogni file sta dando un titolo e quei titoli sono disposti in ordine alfabetico dalla A alla Z. Non sono raggruppati in soggetti e non hanno categorie, quindi questo sistema è solitamente il migliore per piccole quantità di file.
Comprendere il sistema "enciclopedia" o "classificato". In questo sistema, ci sono grandi voci o argomenti generali, come la storia o la filosofia, che hanno soggetti più piccoli raggruppati alfabeticamente al loro interno. Se richiesto, è possibile aggiungere altri file in ordine alfabetico all'interno di questi sottotitoli. Ad esempio, nella storia potresti avere sottotitoli intitolati con decadi e all'interno di quei file, file che designano alcuni aspetti della storia come la tecnologia o la guerra. Queste sottocategorie possono continuare finché non senti che il sistema di archiviazione è efficiente per te.
Considerare l'apprendimento del sistema "geografico" per i documenti contenenti informazioni relative ai luoghi. Proprio come il sistema di enciclopedia, questo sistema ha categorie principali come paesi o stati con sottocategorie come città o città archiviate al loro interno in ordine alfabetico.
Comprendi almeno le basi dei sistemi di archiviazione decimale. Questo è il sistema decimale Dewey che viene utilizzato più spesso dalle biblioteche per categorizzare libri e materiali di riferimento per numero di chiamata. In questo caso, non puoi avere più di 10 categorie a causa della restrizione decimale di utilizzare solo i numeri da zero a nove. Queste dieci categorie possono quindi essere suddivise in 10 categorie aggiuntive con la frequenza necessaria allo stesso modo in cui funziona il sistema alfabetico dell'enciclopedia.
Suddividi il sistema decimale in blocchi facili da imparare. Ad esempio, forse la tua libreria corrente richiede tre posizioni decimali, quindi le dieci categorie saranno elencate come 000, 100, 200 e così via, ognuna con un titolo. All'interno di ciascuna di queste sarebbero presenti sottocategorie come 002 o 103 fino a quando tutti i decimali non saranno stati riempiti. In questo caso il 002 rappresenta una categoria negli anni '000 e il 103 rappresenta una categoria negli anni '80. Questo sistema è utile per volumi di informazioni estremamente grandi in quanto i decimali possono essere espansi e aggiunti a seconda delle esigenze.
Suggerimento
Se la formazione formale rende l'apprendimento più semplice, potresti prendere in considerazione l'iscrizione a un corso di classificazione il dipartimento commerciale della tua comunità locale o potresti prendere una lezione di scienze bibliotecarie per il sistema decimale più complicato.
