C'è un vecchio proverbio yiddish che dice "L'uomo progetta e Dio ride". La maggior parte, se non tutti, di noi hanno sperimentato la verità di questo proverbio, e affrontato il fallimento dei nostri piani. Non importa quanto bene stai pianificando, fluido, ambienti aziendali mutevoli e imprevedibili impediranno la piena attuazione dei tuoi piani. Quindi la domanda è se dobbiamo continuare a pianificare, sapendo che le circostanze renderanno i nostri piani irrealizzabili. Non dovremmo semplicemente "seguire il flusso" e improvvisare la nostra strada verso il futuro?

Forse non è una questione di o/o, ma piuttosto una questione di entrambi/e. In questo articolo vedremo come le organizzazioni possono pianificare l'imprevisto, e conciliare una pianificazione approfondita con un adattamento improvvisato. Proponiamo che le organizzazioni moderne debbano essere in grado di combinare questi due elementi paradossali, se devono prevalere in un contesto imprenditoriale caratterizzato da rapidi e costanti cambiamenti.

Alla ricerca di soluzioni creative

I team sono gli elementi organizzativi del pilastro, è attraverso i team che le organizzazioni creano le condizioni per una risposta adeguata alle mutevoli e imprevedibili dinamiche di mercato. E lo fanno utilizzando un processo di adattamento che comprende l'adeguamento dei processi di squadra rilevanti come reazione alle interruzioni che richiedono tale adattamento. Però, il cambiamento è spesso così rapido, e le risposte richieste così urgenti, che i team non hanno tempo per pianificare prima di agire e sono costretti a pianificare e agire contemporaneamente, cioè improvvisare.

Di fronte a un'interruzione che compromette il piano iniziale, e il tempo scarseggia, le squadre possono perseguire diverse opzioni:possono insistere per attenersi allo stesso piano, pur sapendo che i presupposti di base sono cambiati; possono provare a sviluppare un nuovo piano prima di implementarlo, perdere tempo prezioso nella sua elaborazione; possono persino congelarsi di fronte al crollo dell'ordine organizzativo; però, possono anche improvvisare utilizzando gli strumenti disponibili per sviluppare una soluzione creativa.

L'improvvisazione può tuttavia avere conseguenze negative se gli agenti dell'improvvisazione non sono adeguatamente preparati a gestire scenari così estremi. Un esempio estremo di cattiva improvvisazione è il disastroso caso del fatale affondamento della nave Costa Concordia sulle rive dell'Isola del Giglio, un'isola al largo della costa occidentale d'Italia. Il capitano ordinò un "saluto" all'isola, che richiede la navigazione vicino alla costa. La manovra ha portato la nave a sbattere contro uno scoglio vicino all'isola. Gli eventi che si sono verificati hanno avuto conseguenze drammatiche. Il caso ha rivelato che quando i membri del team sono scarsamente attrezzati per improvvisare, possono allontanarsi dai valori organizzativi, o dare priorità alla soddisfazione dei bisogni personali rispetto agli obiettivi di gruppo.

La buona notizia è che l'improvvisazione può essere allenata e le squadre possono essere preparate a improvvisare, aumentando la probabilità di risultati positivi. Tre elementi possono aumentare la qualità dell'adattamento improvvisato di squadra:una cultura sperimentale, strutture minime, e sistemi di memoria transattiva.

Una cultura sperimentale

Una cultura sperimentale è quella che promuove l'azione, in cui l'esplorazione e la creatività sono premiate e gli errori sono tollerati. Affinché i team possano improvvisare in modo efficace, sono richieste competenze e conoscenze diverse, che richiede il contributo di ogni membro del team. Di conseguenza i membri del team devono sentire che eventuali errori potenziali saranno considerati come fonti di apprendimento, e che le loro idee saranno sostenute e incoraggiate.

organizzazioni con chiuso, rigido, e le culture non sperimentali impediranno ai membri del team di affrontare le interruzioni adattando le routine del team alla nuova situazione. Al contrario, una cultura sperimentale fornirà le capacità che consentiranno ai membri del team di modificare priorità e piani al fine di improvvisare le soluzioni più adatte a eventi imprevisti. Ciò richiede alle organizzazioni di abbracciare "l'estetica dell'imperfezione" trattando gli errori come opportunità, e non considerare l'imperfezione come sinonimo di fallimento. Ciò è particolarmente vero in situazioni in cui le circostanze sono cambiate e i piani precedenti non sono più pienamente attuabili. Un esempio paradigmatico di improvvisazione riuscita è la missione lunare Apollo 13, in quale, di fronte al fallimento del sistema di supporto vitale, gli astronauti hanno improvvisato una riparazione immediata del sistema utilizzando materiali trovati sulla navicella. Un altro esempio è il successo dello sviluppo di un sistema di messaggistica online di Tencent, una multinazionale cinese specializzata in vari servizi e prodotti relativi a Internet. I metodi di improvvisazione erano importanti ed efficaci nello sviluppo del sistema. Il prodotto era noto per il suo rapido adeguamento alle mutevoli esigenze degli utenti, tecnologie e attività della concorrenza, e questo è stato riconosciuto come un importante fattore di successo.

Strutture minimali

Le strutture minime comprendono quattro elementi chiave:meccanismi di controllo invisibili, obiettivi chiaramente definiti, traguardi a breve termine, ed elementi critici di attività. I meccanismi di controllo invisibili assicurano che la creatività non sia limitata. Per esempio, stabilire un insieme ben definito di semplici regole consente una maggiore creatività, poiché tutti i membri del team hanno una base comune e precisamente compresa per sviluppare le loro prestazioni. Gli obiettivi chiaramente definiti assicurano che, mentre i team si trovano nel bel mezzo di eventi dirompenti, rimangano concentrati sugli obiettivi organizzativi. Di per sé questi obiettivi non definiscono l'azione, lasciando così spazio all'improvvisazione; però, sono fortemente normativi in ​​relazione agli esiti di tale azione. Le pietre miliari a breve termine promuovono un senso di urgenza e consentono il controllo delle azioni intraprese man mano che la situazione si evolve. Ciò consentirà di rilevare le deviazioni dagli obiettivi organizzativi, consentendo una tempestiva correzione del corso di azione.

Anche, il fatto che queste pietre miliari possano essere pianificate in anticipo dà al team un senso di struttura e stabilità all'interno dello sviluppo piuttosto caotico della situazione dirompente. Finalmente, elementi critici per l'attività comprendono quegli elementi che sono fondamentali per l'attività, senza la quale il compito non può essere svolto. Perché l'improvvisazione sia efficace, è importante che il numero di elementi critici sia ridotto in modo che il team possa garantire che vengano eseguiti completamente in un tempo limitato. Tutti i membri del team devono sapere cosa sono in modo da poter coordinare rapidamente l'implementazione degli elementi mentre improvvisano una nuova soluzione.

Per esempio, è stato osservato che i team di sviluppo di nuovi prodotti di successo ricorrono spesso all'improvvisazione. Per essere efficaci sono molto autonomi e intensamente interattivi (meccanismi di controllo invisibili), avere obiettivi e priorità di sviluppo specifici (obiettivi chiari), sviluppare progressivamente diversi prototipi (traguardi a breve termine), e identificare i criteri di qualità critici e gli standard di prestazione (elementi critici).

Sistemi di memoria transattiva

I sistemi di memoria transattiva si riferiscono alla conoscenza di chissà cosa in una squadra. Quando le squadre improvvisano, l'accesso alla conoscenza dei suoi membri farà leva sulla capacità del team di ricombinare le esperienze precedenti e sviluppare risposte nuove ed efficaci. Inoltre, avendo questa conoscenza, i team possono aumentare il loro coordinamento implicito, il che significa che i loro membri possono anticipare le azioni degli altri e adattare dinamicamente il loro comportamento senza comunicare espressamente tra loro.

Quando i team sperimentano situazioni stressanti, i loro membri possono sperimentare un carico cognitivo elevato. Ciò significa che potrebbero avere difficoltà a elaborare tutte le informazioni disponibili, impedendo loro di reagire adeguatamente alle interruzioni. Avendo una chiara comprensione di chissà cosa all'interno del team, sono in grado di elaborare in modo più efficace le nuove informazioni man mano che si presentano e quindi aumentare la probabilità di successo nell'esecuzione di azioni di improvvisazione. Per esempio, le squadre di risposta alle emergenze come i vigili del fuoco non possono prevedere esattamente quale competenza sarà necessaria in una situazione particolare. Perciò, la conoscenza di tutti i membri del team per quanto riguarda le competenze specifiche di tutti gli altri membri diventa fondamentale per un esito positivo.

Quando il tempo è abbondante e l'incertezza è bassa, la pianificazione soddisfa quasi perfettamente le esigenze dell'organizzazione. Però, come ha affermato in modo così eloquente il capo militare prussiano Helmuth Graf von Moltke alla fine del 1800, "Nessun piano sopravvive al contatto con il nemico". Quando il tempo scarseggia e l'incertezza è alta, una buona pianificazione non è sufficiente. Anziché, "l'improvvisazione diventa un orientamento alternativo o complementare".

Però, perché l'improvvisazione funzioni devono essere soddisfatte alcune condizioni:le organizzazioni devono creare una cultura sperimentale in cui gli errori siano accettati come parte di un processo di apprendimento; i team devono sviluppare strutture minime basate su meccanismi di controllo invisibili, obiettivi chiari, traguardi a breve termine, e un piccolo numero di elementi critici per l'attività; e infine, i membri del team devono avere una chiara conoscenza di chissà cosa all'interno del team, così possono aumentare il coordinamento implicito. Anche se tutte queste condizioni sono soddisfatte, i risultati positivi non sono garantiti quando le squadre improvvisano. Però, data l'incertezza di interruzioni impreviste e limiti di tempo estremi, le possibilità di successo aumentano notevolmente.

Questo articolo è stato ripubblicato da The Conversation con una licenza Creative Commons. Leggi l'articolo originale.