Oggigiorno lavorare su diversi progetti è la norma per la maggior parte dei lavori. In effetti, secondo una recente ricerca, oltre l'80% dei dipendenti si destreggia tra più progetti di lavoro contemporaneamente.

Tali accordi sono pervasivi, con il 59% dei dipendenti che lavora da due a cinque progetti, l'11% da sei a dieci progetti e il 15% su più di dieci alla volta. La logica alla base dell'assegnazione dei dipendenti a più progetti è spesso indicata come aumento della produttività, ma è semplicemente un modo per risparmiare tempo, denaro e risorse per le aziende.

Quindi queste pratiche di lavoro sono davvero vantaggiose per le aziende, per non parlare dei dipendenti e dei progetti su cui lavorano? All'indomani della pandemia di COVID-19, mentre continuiamo a dibattere su richieste di lavoro eccessive, pressioni sulla carriera e soddisfazione sul lavoro (hai quasi certamente sentito parlare del fenomeno delle "dimissioni silenziose", quando i dipendenti fanno il minimo indispensabile per rimanere in servizio buste paga) questa è una questione importante da discutere.

E infatti, la nostra nuova ricerca mostra che lavorare su troppi progetti danneggia effettivamente le prestazioni e non è vantaggioso per dipendenti, progetti o aziende. Siamo giunti a questa conclusione dopo aver collaborato con un produttore di pompe idrauliche leader a livello mondiale che conta circa 20.000 dipendenti in più di 50 paesi.

Abbiamo esaminato i record dettagliati dei progetti di questa azienda, inclusi gli indicatori chiave di prestazione (o obiettivi) mensili, le responsabilità dei dipendenti e le informazioni sull'allocazione del tempo. Successivamente, abbiamo studiato i registri delle risorse umane dell'azienda e altri registri del lavoro per raccogliere ulteriori informazioni sui suoi dipendenti. Le persone che abbiamo studiato variavano per rango, esperienza, genere, ruolo e posizione. Con l'uso della modellazione statistica, abbiamo scoperto perché e come puoi raggiungere il carico di lavoro ottimale quando assegnato a più progetti.

Limite di cinque progetti

Dopo aver osservato centinaia di dipendenti di questa grande multinazionale per diversi anni, abbiamo scoperto che destreggiarsi tra più di cinque progetti simultanei può essere dannoso per rispettare le scadenze dei progetti. Ma lavorare su meno di cinque progetti può impedire alle persone di raggiungere la massima produttività.

Quando si lavora su un minor numero di progetti, ci sono più possibilità di perdere tempo rimanendo inattivi. Ad esempio, se altri membri del team non forniscono il loro input in tempo, puoi passare a lavorare su un'attività per un progetto diverso mentre aspetti.

Lavorare su più progetti può aiutare tutti i tipi di lavoratori a sviluppare pratiche di lavoro più efficaci. Ad esempio, gli ingegneri potrebbero implementare processi di accodamento automatizzati e i chirurghi possono sviluppare schemi di priorità flessibili quando lavorano con più pazienti. In altre parole, i dipendenti traggono vantaggio da soluzioni creative quando lavorano su più progetti, consentendo loro di fare di più in meno tempo.

Quindi avere troppi pochi progetti non va bene. Che ne dici di troppi? Abbiamo scoperto che i dipendenti con più di cinque progetti potrebbero sperimentare la mancanza di concentrazione e la capacità cerebrale allungata. Ad esempio, tali dipendenti potrebbero avere difficoltà a essere presenti in questo momento. Questo è chiamato "residuo di attenzione" e ha dimostrato di essere pervasivo in tutto ciò che facciamo. Quindi, la prossima volta che il tuo capo ti chiederà di partecipare a un'altra chiamata Zoom per discutere di un nuovo progetto, la nostra ricerca mostra che dovresti pensarci due volte prima di accettare.

Condizioni ideali

Sebbene avere cinque progetti possa essere l'ideale, non tutti i dipendenti e le aziende hanno una scelta. La buona notizia è che la nostra ricerca indica anche tre condizioni chiave per una migliore gestione di più progetti di lavoro.

1. Chi sei

La ricerca mostra che una profonda specializzazione in un'attività può consentire ai dipendenti di lavorare in modo più efficiente. Pensa a uno specialista della logistica che ha una combinazione di formazione pertinente ed esperienza lavorativa nelle catene di approvvigionamento. Può utilizzare le stesse pratiche in tutti i progetti senza dover "reinventare la ruota". Allo stesso modo, un ingegnere che sa tutto su un certo tipo di software può cogliere più rapidamente i requisiti di ogni nuovo progetto relativo a quel sistema.

2. A quali progetti lavori

Progetti simili potrebbero richiedere soluzioni quasi identiche che possono essere ripetute più e più volte. Ad esempio, se uno scrittore lavora a tre o quattro progetti rivolti a un pubblico simile, può utilizzare gli stessi modelli o strumenti per eseguire determinate attività.

3. Con chi lavori

Secondo la nostra ricerca, vedere volti familiari in più progetti consente di risparmiare tempo in lunghe presentazioni, incomprensioni e chiarimenti. I colleghi che si conoscono possono fare affidamento su esperienze condivise e utilizzare le migliori pratiche del passato.

Alla fine, lavorare su troppi progetti danneggia dipendenti, progetti e aziende. Influisce sulla produttività e sul morale dei dipendenti e può portare al burnout. Quindi, invece di sovraccaricare i dipendenti, i manager dovrebbero migliorare il modo in cui allocano il loro tempo.

Questo crea una situazione vantaggiosa per tutti i dipendenti e le aziende. Le aziende possono ancora avere persone che lavorano su più progetti. Ma per bilanciare produttività e richieste dei dipendenti, possono assegnare lavoratori più specializzati a progetti simultanei che coinvolgono facce familiari e richieste simili. Ed è così che il lavoro di squadra fa funzionare il sogno.