Credi che l'invio di e-mail interferisca con attività più importanti sul lavoro o che controllare la posta in arrivo solo poche volte al giorno sia l'approccio più efficiente?

Una nuova ricerca di un esperto di posta elettronica della Kingston University di Londra sta mettendo in discussione alcune delle credenze comunemente diffuse sul modo migliore per gestire e utilizzare le e-mail sul posto di lavoro.

Dottoressa Emma Russel, Responsabile del gruppo di ricerca sul benessere al lavoro presso la Kingston Business School di Londra, ha condotto un'ampia revisione della letteratura relativa alle strategie utilizzate dalle persone per gestire la posta elettronica di lavoro. I temi emergenti sono stati quindi verificati mediante interviste con un gruppo di adulti che lavorano per scoprire come funzionano in pratica questi approcci.

Commissionato dagli esperti del posto di lavoro del Regno Unito Acas, i risultati dello studio vengono ora utilizzati per fornire informazioni e orientamenti imparziali a datori di lavoro e dipendenti. Oltre a portare allo sviluppo di una serie di ottimi consigli per i dipendenti, la ricerca ha anche messo in discussione l'efficacia delle percezioni popolari sull'uso della posta elettronica.

Un esempio è la convinzione che l'e-mail sia una distrazione che fa perdere tempo al reale, lavoro importante – quando in realtà, solo una piccolissima parte delle e-mail inviate e ricevute al lavoro non è critica per il lavoro, ha detto il dottor Russell.

"Le persone usano la posta elettronica per aiutarli a svolgere il proprio lavoro, " ha spiegato l'esperto di psicologia del lavoro. "La maggior parte delle persone afferma di non poter immaginare di poter svolgere efficacemente il proprio lavoro senza di essa, e pochissimi inviano e-mail non critiche per il lavoro durante la giornata lavorativa."

Un altro mito messo in discussione dalla ricerca è che l'invio di e-mail ostacola lo sviluppo di solidi rapporti di lavoro tra colleghi, mentre in realtà, riflette solo la cultura esistente all'interno del posto di lavoro, Ha aggiunto il dottor Russell.

"Il modo in cui vengono utilizzate le e-mail tende a rispecchiare la cultura di un'organizzazione, ad esempio gli utenti di posta elettronica mostreranno un'etichetta di posta elettronica scadente, e copiare le persone nei messaggi per ritenere gli altri responsabili, se esiste una cultura della colpa. Quando la cultura della fiducia è buona, la posta elettronica viene utilizzata per creare relazioni nuove e gratificanti."

Nel frattempo, l'idea che le persone dovrebbero controllare la posta solo poche volte al giorno era un'altra pratica comune ritenuta controproducente. Anziché, controllare ed elaborare regolarmente le e-mail durante il giorno consente ai lavoratori di stabilire le priorità e controllare il proprio carico di lavoro in modo efficace ed evita le implicazioni negative di un accumulo di attività nella posta in arrivo, ha detto il dottor Russell. "La chiave qui è non permettere alle email di interrompere il tuo lavoro, ma per scegliere quando fare quei controlli, " lei ha aggiunto.

La ricerca l'ha portata a identificare tre temi chiave a cui le strategie si riferiscono:la cultura della posta elettronica in cui opera un utente, la formazione dei comportamenti man mano che la tecnologia si è sviluppata nel tempo, e le differenze individuali relative alle caratteristiche e alle percezioni della persona.

I risultati della ricerca hanno ora permesso al dottor Russell di compilare una serie di suggerimenti per gestire efficacemente la posta elettronica al lavoro. "È chiaro che non esiste un insieme di strategie valide per tutti che miglioreranno universalmente la nostra produttività e il nostro benessere sul lavoro, " ha detto. "Ma usare solo alcuni di questi suggerimenti potrebbe migliorare significativamente il modo in cui gestiamo la nostra posta elettronica, e aiutaci a sentirci più in controllo. Gli indicatori sono sufficientemente fondati sulla ricerca per fornire alcuni consigli utili".

Rachel Pinto, Senior Research Manager di Acas, che ha commissionato la ricerca, ha affermato che la posta elettronica è parte integrante della vita lavorativa di molte persone, quindi sviluppare strategie per affrontarlo efficacemente era vitale. "La ricerca suggerisce che datori di lavoro e dipendenti possono trarre vantaggio dalla revisione dei comportamenti e delle pratiche relative alla posta elettronica per aiutare a gestire le caselle di posta e garantire che le e-mail non diventino fonte di stress, " ha detto. "Andando avanti, Acas utilizzerà questa ricerca per aiutare a informare e sviluppare la nostra guida per aiutare i luoghi di lavoro a sviluppare ambienti e relazioni di lavoro positivi".

I migliori consigli del Dr Russell per la gestione della posta elettronica al lavoro:

• Gestisci e cancella le email ogni volta che le controlli. Non limitarti a leggerlo, ma agisci su di esso - archivialo, segnalalo, Cancellalo. Riducendo il disordine della posta in arrivo, le persone riferiscono di sentirsi meno sovraccariche.
• Disattiva gli avvisi e-mail. Le interruzioni possono avere un impatto negativo sulla nostra efficienza, ma assicurati di accedere regolarmente, una volta ogni 45 minuti circa, per tenere sotto controllo la posta elettronica e le nuove priorità di lavoro.
• Utilizzare la funzione di 'invio ritardato' quando si inviano e-mail fuori orario, in modo che i destinatari ricevano la loro e-mail solo durante il normale orario di lavoro. Ciò significa che mentre stai sfruttando la flessibilità dell'e-mail, non lo stai imponendo al destinatario.
• Rivedi le tue strategie di posta elettronica personali:sono mirate ed efficienti o sono abituali e reazionarie? Molte persone sono impegnate in automatico, uso reattivo della posta elettronica che può impedire decisioni e riflessioni più strategiche.

Il dottor Russell ha studiato il comportamento della posta elettronica sul posto di lavoro e il suo impatto sul benessere pubblico per più di 12 anni e ha precedentemente condotto ricerche su come le pratiche di posta elettronica dei lavoratori diligenti li rendano infelici e meno efficaci.