Ora che "tutti" stanno lavorando da casa, può essere difficile per le aziende assumere e assumere nuovi dipendenti. In che modo i nuovi assunti possono essere produttivi e sentirsi parte del posto di lavoro quando lavorano da casa? Secondo gli scienziati, ci sono buone linee guida per affrontare questo problema e quindi non c'è motivo per ritardare l'azione.

Imbarco, o socializzazione organizzativa, è un processo che aiuta i nuovi arrivati ​​a diventare membri integrati della loro nuova organizzazione. Potrebbe trattarsi di nuovi dipendenti che entrano in un'azienda, una persona che cambia lavoro all'interno di un'organizzazione, o un consulente che sta inserendo un nuovo progetto presso la sede di un cliente. Tutti saranno integrati in un nuovo dipartimento o in una nuova area di competenza.

L'epidemia di coronavirus e le successive misure di controllo delle infezioni hanno portato i dipendenti a lavorare in remoto, che ha creato una situazione difficile per il tradizionale onboarding dei nuovi dipendenti. Però, l'onboarding, ovvero l'accoglienza di nuovi dipendenti, in un ambiente di team virtuale non è una novità.

"Molte aziende hanno una vasta esperienza nel fare questo, ad esempio nei progetti IT che esistono virtualmente e attraverso reti globali, dove tutti lavorano da luoghi diversi. Sono state inoltre sviluppate linee guida basate sulla ricerca sull'argomento. Però, l'onboarding per i team virtuali spesso richiede un approccio più strutturato rispetto a quanto avviene di solito per i team co-localizzati, " dice Nils Brede Moe a SINTEF.

E quindi questo vale per le persone che sono nuove in un'organizzazione o qualcuno che sta per prendere parte a un nuovo progetto oa una nuova parte di un'azienda. Attraverso il processo di onboarding, i nuovi membri apprenderanno le competenze, conoscenze e comportamenti necessari per avere successo ed essere produttivi nel proprio lavoro.

Quanto più velocemente riuscirai a integrare un nuovo dipendente, più velocemente la persona è in grado di contribuire in modo produttivo alla nuova organizzazione o ruolo. Il nuovo dipendente sperimenterà anche un senso di padronanza più velocemente, che a sua volta aumenta la loro motivazione e soddisfazione sul lavoro.

Il tempo è denaro:i ritardi possono essere costosi

Moe ha svolto ricerche approfondite su come lavoriamo insieme nelle aziende tecnologiche utilizzando team autonomi, e non ultimo il modo in cui lavoriamo con progetti che non richiedono di essere seduti in stretta vicinanza fisica l'uno con l'altro.

Dice che non c'è motivo di ritardare il processo di onboarding:

Molti progetti e aziende trascinano i piedi quando si tratta di assumere nuovi dipendenti, il che a sua volta significa che le iniziative chiave vengono ritardate, che le persone non vengano educate in modo da poter iniziare a lavorare prima, o che le aziende non riescono a spostare efficacemente le risorse in nuove aree chiave. Invece di assumere, le imprese iniziano a ridimensionarsi, e la creazione di valore totale è ridotta.

"Ora continuiamo a sentir parlare di progetti ritardati o cancellati, progetti che potrebbero avere un grande impatto sociale o aziendale per gli stakeholder con cui lavoriamo, " dice Moe.

Il suo consiglio alle aziende è che devono "darsi da fare" e cercare modi innovativi per reclutare nuovi dipendenti e far decollare i progetti.

"La domanda principale è come le aziende possono integrare e socializzare al meglio i nuovi dipendenti in team virtuali che non si siedono fisicamente insieme, " lui dice.

Fare una nuova normalità

Un nuovo membro del team deve familiarizzare con le routine quotidiane del team e le pratiche comuni. Deve essere mostrato dove trovare informazioni, a chi può chiedere di ottenere queste informazioni, e quale sarebbe il mezzo migliore per ottenerlo. È anche importante ottenere un'introduzione alla cultura e alle norme organizzative sul posto di lavoro:come dovrebbe lavorare e interagire socialmente con il team, e come può avere successo nel suo ruolo e crescere all'interno dell'organizzazione.

"Abbiamo studiato l'onboarding in team virtuali. Sulla base dei nostri risultati, possiamo offrire alcuni suggerimenti su come effettuare l'onboarding nelle circostanze attuali. Nella nostra ricerca abbiamo utilizzato un noto modello di Talya N. Bauer, " dice Moe.

Ecco sei raccomandazioni dei ricercatori alle aziende che stanno assumendo nuovo personale ai tempi del corona:

Durante il reclutamento

"Il reclutamento è più di una revisione dei CV e dei colloqui per valutare la competenza e l'idoneità del candidato. È altrettanto importante fornire buone informazioni sul lavoro da svolgere, poiché l'obiettivo è stabilire aspettative adeguate per il nuovo dipendente e soddisfarle.

Suggerimento:il team che assumerà nuovi membri deve partecipare attivamente ai processi di onboarding e ciò significa anche essere coinvolto nel reclutamento. I membri del team impegnati nel reclutamento hanno un atteggiamento molto più positivo nei confronti del processo di onboarding. Quando una squadra può influenzare chi viene assunto, rafforzerà ulteriormente l'autonomia del team. Il dirigente della squadra, responsabile tecnico e proprietario del prodotto dovrebbero essere parte di questo processo.

Crea un programma introduttivo che aiuti i nuovi dipendenti a comprendere gli aspetti più critici del loro nuovo lavoro e dell'attività. Dovrebbe anche toccare la cultura aziendale e i valori aziendali. Per esempio, il settore bancario è un settore altamente regolamentato, il che rende importante insegnare ai dipendenti i requisiti legali e normativi.

Suggerimento:fornisci un'introduzione completa a ciò che sta facendo la tua azienda e alle sue soluzioni tecniche. Inizia a risolvere compiti reali il prima possibile. Il nuovo arrivato non deve passare troppo tempo sul banco della scuola. Ciò significa che dovrebbero risolvere i compiti di lavoro insieme ad altri in una fase iniziale.

Fornire un'introduzione completa al personale chiave e dove è possibile trovare varie risorse online.

Crea uno strumento di supporto

Lo strumento di supporto dovrebbe consistere in un piano scritto:un documento formale con tempistiche, obiettivi, responsabilità e risorse di supporto per tutti i nuovi dipendenti. Questo piano svolge un ruolo importante nel chiarire le aspettative e nel fornire accesso a risorse utili, idealmente con l'ausilio di liste di controllo di alta qualità.

Suggerimento:tutti i membri del team virtuale e i membri chiave dello staff devono avere familiarità con il piano. Dovresti anche fornire una panoramica di questioni pratiche come l'accesso, sicurezza, non divulgazione e come utilizzare vari strumenti e apparecchiature e in che modo apparecchiature quali computer e telefono dovrebbero essere fornite al dipendente in un'organizzazione virtuale.

Parlate tra di voi e fornite feedback

I nuovi dipendenti hanno bisogno di feedback e guida continui per comprendere il loro ruolo. Durante l'effettivo onboarding, questa è una responsabilità reciproca:il nuovo arrivato deve cercare attivamente feedback, e il manager deve fornire feedback regolarmente.

Suggerimento:organizza videochiamate individuali con il mentore, team manager e idealmente diverse altre persone del team. Il team dovrebbe connettersi spesso tra loro, preferibilmente su base giornaliera, e riflettere sulle esperienze acquisite durante la prima fase, con l'obiettivo di scoprire cosa funziona e cosa no, e per rafforzare la squadra. Quando il nuovo dipendente si sente più sicuro, si sentirà più a suo agio nel porre domande importanti per chiarimenti rapidi. Tieni presente che essere dotati di strumenti adeguati per le riunioni virtuali è fondamentale.

Sarebbe anche saggio avere un sistema che mostri ciò con cui tutti stanno lavorando in ogni momento, perché lo stanno facendo, e quando hanno tempo per parlarne.

Allenati insieme!

Organizzare attività di formazione che prevedano incarichi di lavoro professionale e compiti legati alla cooperazione e alla comunicazione, in linea con le capacità e le esigenze lavorative del dipendente. Sarebbe una buona idea fornire un portale di formazione virtuale dedicato o una panoramica di strumenti utili.

Suggerimento:le attività di formazione dovrebbero essere svolte regolarmente. Per il settore informatico in particolare, dovrebbero essere utilizzati metodi di formazione efficaci che funzionino a distanza, come la programmazione di coppia, programmazione di massa, Coding Dojo e revisione del codice. Dopo ogni sessione di allenamento dovresti valutare quali cose hanno funzionato e quali non hanno funzionato.

Il coaching e il supporto sono importanti

Avere un buon programma di mentoring sembra essere uno dei fattori più importanti per i nuovi assunti virtuali. In uno studio in cui i ricercatori hanno esaminato l'efficacia di avere un mentore in team virtuali per un periodo di 12 settimane, si è scoperto che il mentore ha avuto un impatto significativo dopo 5 settimane. (Onboarding in progetti Open Source, 2014, Fagerholm, Guinea, Borenstein, Sgranocchiare)

I nuovi dipendenti con un mentore nominato erano cinque volte più attivi di quelli senza un mentore. Per beneficiare del regime, non dovrebbe essere terminato prematuramente. Paga anche finanziariamente:i risultati dei ricercatori suggeriscono che una curva di formazione regolare per un nuovo dipendente può richiedere fino a due anni. L'utilizzo di un mentore può accelerare il tempo necessario per diventare pienamente produttivi.

Un'altra scoperta chiave è che i nuovi assunti richiedono frequenti comunicazioni informali con gli altri nel progetto. Aumenta la fiducia e rende più facile per i nuovi assunti raggiungere direttamente i membri senior del team.

Suggerimento:un mentore deve essere una figura centrale nella squadra e avere molta familiarità con gli aspetti tecnici. Non scegliere un mentore semplicemente in base a chi ha più tempo da perdere. Però, il mentore deve essere in grado di impegnarsi a seguire da vicino il dipendente attraverso mezzi digitali, come frequenti riunioni video individuali e messaggistica tramite Slack, Yammer o canali di comunicazione informali simili.

Durante l'onboarding virtuale, il nuovo dipendente dovrebbe anche avere l'opportunità di parlare con altri che si trovano nella stessa situazione. Per esempio, se ci sono più nuove assunzioni contemporaneamente (sia come nuove assunzioni che attraverso una consulenza), questi dovrebbero avere una propria rete dove possono discutere e condividere esperienze.

Ecco come le aziende norvegesi stanno preparando i loro processi di onboarding in questo momento:

I processi di reclutamento della società di risparmio e assicurazione Storebrand non sono stati sospesi, anche se lavorare da remoto è diventata la nuova norma.

"Diamo il benvenuto a 15 nuovi dipendenti il ​​1° aprile. Ora dovremo farlo in un modo leggermente diverso da quello a cui siamo abituati. Il primo giorno, verranno di persona al nostro quartier generale di Lysaker per ritirare un computer e la loro carta di accesso. Da li, lavoreranno virtualmente, "dice Live Leer, responsabile della formazione e della leadership presso Storebrand.

Crede che l'onboarding virtuale richieda più struttura ora rispetto a quanto avviene di solito.

"Lo scopo principale del processo di onboarding è farti sentire rapidamente un senso di proprietà, orgoglio e appartenenza. I nuovi dipendenti dovrebbero sentire di aver fatto una buona scelta e di essere ben seguiti, anche se al momento non possiamo incontrarci fisicamente, " lei dice.

Storebrand ha risolto questa sfida creando un programma digitale per i nuovi arrivati:Smart Start aprile 2020. Si compone di tre punti chiave:

• conoscere l'azienda; la sua strategia, scopo e perché facciamo ciò che facciamo in Storebrand.
• Conoscere i sistemi in modo che siano in grado di lavorare in modo indipendente rapidamente. È essenziale acquisire familiarità con i sistemi con cui gli altri stanno lavorando il prima possibile.
• Iniziare con l'apprendimento e lo sviluppo. Conosci la nostra filosofia di apprendimento:dovresti "imparare facendo" attraverso il lavoro che svolgi.

"È importante che le persone che vengono imbarcate incontrino persone provenienti da tutta l'organizzazione, non solo la propria squadra, ma persone provenienti da zone diverse. Dovrebbero inoltre essere in atto sistemi per consentire anche ai nuovi dipendenti di formare reti e condividere esperienze, " dice Live Leer.

L'azienda ha già predisposto alcuni corsi obbligatori disponibili online, argomenti come il riciclaggio di denaro sporco, lavoro contro la corruzione, ed etica.

"Non sappiamo ancora come andrà a finire il processo di accoglienza di nuove persone attraverso un ambiente virtuale, poiché questa è una nuova esperienza per noi. Quindi dobbiamo essere umili al riguardo, Provalo, misurare i risultati e imparare da essi per apportare le modifiche necessarie. I nuovi dipendenti devono essere seguiti da vicino, e il feedback è importante, " lei dice, e aggiunge:

"Il dipartimento delle persone (Group HR) e i manager dei singoli dipendenti saranno in stretto contatto con loro, digitalmente. Storebrand sta anche lavorando con i manager per includerli nel processo e assicurarsi che tutti seguano le nostre nuove assunzioni e aiutino si mettano in moto il prima possibile, " dice Leer.

L'azienda tiene anche il dito sul polso misurando frequentemente il coinvolgimento dei dipendenti. Ogni dipendente riceve una serie di domande su cui valutare o commentare in modo anonimo, che fornisce ai manager feedback frequenti su come stanno andando i loro team e la capacità di implementare rapidamente i cambiamenti necessari per mantenere alti livelli di coinvolgimento tra la forza lavoro dell'azienda.

Coffee break virtuali e quiz all'ora di pranzo

Presso la società di consulenza Kantega, anche i preparativi sono a buon punto. Sono desiderosi di mettere rapidamente in funzione i loro consulenti per i loro vari incarichi.

"Questo è importante per i clienti che hanno compiti che devono essere risolti, e per i consulenti che devono essere impegnati in incarichi significativi. Non vogliamo che siano inattivi. Vogliamo che i nostri consulenti si divertano a lavorare e si inseriscano rapidamente nel nuovo team, per provare un senso di padronanza e diventare produttivi il prima possibile. Ecco perché abbiamo creato alcune linee guida basate sulla ricerca e sulle nostre esperienze, " dice Siv Holen di Kantega.

"La nostra enfasi è sul dialogo con i nostri clienti su come dovrebbe essere effettuato l'onboarding. È un processo che ora richiede un approccio più strutturato rispetto a prima, per non parlare di quanto sia importante coinvolgere tutte le parti.

"Perciò, è importante mettersi d'accordo su chi fa cosa, in modo che il consulente venga preso in considerazione e sia in grado di costruire rapidamente reti presso la sede del cliente. La gente non chiacchiera più intorno alla macchina del caffè, e questo è sempre stato un ottimo posto per fare domande e recuperare il ritardo. C'è molta conoscenza silenziosa nei team; trucchi e suggerimenti del mestiere che per la maggior parte non sono documentati, " lei dice.

Holen ritiene che ciò potrebbe contribuire a cambiamenti positivi a lungo termine:

"Quello che stiamo facendo ora è migliorare nell'avere una buona struttura in atto per il processo di onboarding, che porteremo con noi dopo che tutto questo sarà finito, " lei dice.

Però, le circostanze intorno al coronavirus presentano anche alcune sfide, ad esempio il fatto che a volte è stato difficile ottenere computer dai clienti, che richiedono al consulente di lavorare con l'attrezzatura del cliente. In molti luoghi è inoltre necessario essere fisicamente presenti sul posto di lavoro per connettersi a determinati sistemi.

"In tali casi, dobbiamo collaborare e trovare buone soluzioni che permettano al consulente di iniziare a lavorare rapidamente."

L'attività di consulenza sta lavorando alla creazione di un programma di tutoraggio. L'enfasi attuale è sulla creazione di spazi utili e convenienti per il networking e la formazione professionale nella nuova vita quotidiana virtuale. I consulenti sono abituati a utilizzare la programmazione in coppia come il modo migliore per entrare in un nuovo progetto e conoscere gli altri nel team. Ciò è particolarmente vero ora che tutti lavorano da casa. Anche l'aspetto sociale del posto di lavoro è importante e ha la priorità nella normale vita quotidiana, ed è ancora così.

"La mia squadra fa pause caffè virtuali ogni giorno alle 10. Questo è uno spazio importante per le nuove persone della squadra. A pranzo, eseguiamo quiz video in tutta l'organizzazione di Kantega. È un progetto divertente che potrebbe aiutare ad alleviare parte del bisogno di contatto sociale che stiamo perdendo tutti in questo momento, " dice Siv Holen a Kantega.