Nell'arco di un solo mese, la pandemia di COVID-19 ha costretto aziende e organizzazioni di ogni tipo a far lavorare quasi tutti i propri dipendenti in remoto da casa.

Ha il futuro del lavoro, la forza lavoro remota e persino l'organizzazione virtuale, arrivato in pieno vigore? Sebbene le tecnologie online abbiano reso sempre più comune il lavoro a distanza, la maggior parte delle aziende e delle organizzazioni è ancora a corto di strutture fisiche. Ora si stanno arrampicando per alzare gli spazi di lavoro virtuali durante la notte.

Melissa Valentino, assistente professore di scienze e ingegneria gestionale, ha passato anni a studiare questi problemi. Jen Rhymer, che sta per unirsi a Valentine come borsista post-dottorato, ha studiato da vicino le società di software che operano in modo completamente indipendente da una sede fisica.

La grande lezione, dicono, è che le organizzazioni remote pongono nuove complesse sfide di gestione. I più grandi:sviluppare la fiducia, collaborazione e condivisione di informazioni tra persone che non si incontrano mai di persona e che possono trovarsi ai lati opposti del mondo.

Ecco alcuni dei loro pensieri:

Ottenere la tecnologia giusta

Ci vuole più di un laptop, una connessione Internet e app come Slack o Zoom. La tecnologia per il lavoro a distanza e i team virtuali è semplice e continua a migliorare. La sfida più grande è affrontare i problemi umani. Se i lavoratori improvvisamente lavorano da casa a causa della pandemia di COVID-19, molti si destreggeranno con l'assistenza all'infanzia, rumore e una sfilza di altri disturbi. Ciò è garantito per causare un calo della produttività, ma ridurrà anche i vantaggi immateriali di lavorare nella stessa posizione. Pensa qui al brainstorming informale davanti a un caffè o agli scambi casuali di informazioni. Ma le questioni vanno più in profondità:come si costruiscono fiducia e legami sociali, quali sono cruciali per la collaborazione creativa?

Essere costretti da una crisi ad abbracciare il lavoro solo da remoto è diverso dal creare una forza lavoro solo da remoto all'inizio

Le aziende che si strutturano come location-indipendent hanno sviluppato norme e pratiche che colmano le distanze emotive e logistiche. Lo stesso vale per i loro lavoratori. Per tali società, il lavoro solo a distanza può ridurre i costi, espandere il pool di talenti e aumentare la produttività. Al contrario, essere costretti da una crisi a lavorare da remoto rischia di essere dirompente e frustrante. Potrebbe essere meglio che chiudere, ma probabilmente porterà a un forte calo della produttività.

Costruire fiducia e collaborazione

Tutte le aziende devono stabilire una cultura di priorità condivise e pratiche accettate per lavorare insieme. È più facile per le aziende tradizionali, dove le persone si vedono e interagiscono in modo informale. Le aziende a distanza spesso cercano di riempire il vuoto con sforzi sociali organizzati, da happy hour online a ritiri e gruppi di discussione. Gli argomenti non devono essere rilevanti per il business. L'obiettivo è quello di costruire legami e un senso di comunità. Però, avverte Rhymer, questi sforzi non funzioneranno a meno che non vi partecipino anche i CEO e i senior manager, alla pari, non come capi.

I dirigenti dovrebbero anche mostrare la propria fiducia astenendosi dal monitorare i propri dipendenti minuto per minuto. Non dovrebbero origliare le e-mail dei dipendenti o registrare le sequenze di tasti al minuto. Il focus dovrebbe essere sul risultato finale, non sulle attività specifiche di un lavoratore.

Creare un ricco percorso decisionale pubblico

Nelle aziende con dipendenti distribuiti in più fusi orari, conversazioni in tempo reale e scambi scritti spesso non sono fattibili. Ma le persone devono ancora capire come e perché sono state prese le decisioni. Con un ricco percorso decisionale, tutte le discussioni e i dibattiti che portano a una decisione sono documentati e codificati in modo che le persone possano tornare indietro e capire perché quelle decisioni sono state prese.

Aprire un'unica fonte di verità

I lavoratori hanno bisogno di accedere al quadro generale della strategia e delle priorità di un'organizzazione, e forse anche su lavori in corso che potrebbero non essere direttamente rilevanti per loro. È un archivio di informazioni chiare, incontrastato e accettato come vero in quel momento, e poi mantenuto in modo che sia sempre attuale. Ciò è particolarmente vero per le aziende asincrone, in cui le persone collaborano in tutti i fusi orari e non possono discutere facilmente dei problemi in tempo reale.

Abbattere le barriere alla condivisione del lavoro

Vuoi che i lavoratori pubblichino il lavoro mentre è in corso, anche quando è difficile, incompleto, imperfetto. Ciò richiede una mentalità diversa, anche se uno che è sempre più comune nelle aziende asincrone. Nelle aziende tradizionali, le persone spesso esitano a far circolare progetti o proposte che non sono lucidi, carina e a prova di proiettile. È un riflesso naturale, soprattutto quando le persone sono disconnesse l'una dall'altra e non comunicano casualmente. Ma può portare a lunghi ritardi, specialmente su progetti in cui il progresso di ogni partecipante dipende dal progresso e dal feedback degli altri. Le aziende indipendenti dalla posizione hanno bisogno di una cultura in cui le persone riconoscano che è probabile che un lavoro in corso abbia lacune e difetti e non si critichino a vicenda. Questa è una questione di norme, non strumenti.

Prepararsi per il futuro. L'esperienza di mettere insieme al volo un sistema solo remoto rischia di essere caotica e spiacevole per molte persone. La tecnologia rende più facile che mai essere indipendenti dalla posizione, ma a meno che le aziende non si concentrino sulla creazione di un'esperienza di lavoro a distanza efficace, non contare sui lavoratori che se ne innamorano dopo la pandemia. Il lavoro a distanza è l'onda del futuro? Dipende da come le organizzazioni rispondono oggi.