"Cosa servirà per incoraggiare una dipendenza molto più diffusa dal lavoro da casa per almeno una parte della settimana?" chiese Frank Schiff, il capo economista del Comitato per lo sviluppo economico degli Stati Uniti, sul Washington Post nel 1979.

Quattro decenni dopo, abbiamo la risposta.

Ma il COVID-19 non segna la fine dell'ufficio centralizzato previsto dai futuristi almeno dagli anni '70.

I vantaggi organizzativi dell'"effetto vicinanza" - la tendenza a sviluppare relazioni più profonde con coloro che vediamo più regolarmente - sono ben consolidati.

L'ufficio open space dovrà evolversi, anche se, trovando il suo vero scopo come spazio di lavoro collaborativo potenziato dal lavoro a distanza.

Se siamo intelligenti a riguardo, la necessità potrebbe rivelarsi la madre della reinvenzione, dandoci il meglio sia del centralizzato che del decentralizzato, mondo del lavoro collaborativo e privato.

Resistenza culturale

Cultura organizzativa, non tecnologia, è stata a lungo la forza chiave che ci ha tenuti negli uffici centrali.

"Così era il caso nel 1974 e lo è ancora oggi, " osservava il "padre del telelavoro" Jack Nilles nel 2015, tre decenni dopo che lui e i suoi colleghi della University of Southern California hanno pubblicato il loro rapporto di riferimento Telecommunications-Transportation Tradeoff:Options for Tomorrow. "L'adozione del telelavoro è ancora ben al di sotto del suo potenziale".

Fino ad ora.

Ma ci è voluta una pandemia per cambiare lo status quo, prove sufficienti della resistenza culturale.

Nel suo articolo del 1979, Schiff ha delineato tre obiezioni chiave al lavoro da casa:

• come dire come stanno andando i lavoratori, o se stanno funzionando del tutto
• necessità dei dipendenti di contatto con colleghi e altri
• troppe distrazioni.

Alla prima obiezione, Schiff ha risposto che gli esperti hanno concordato che le prestazioni si giudicano meglio in base alla produzione e agli obiettivi dell'organizzazione. Al terzo, ha osservato:"In molti casi, è probabile che sia vero il contrario."

L'esperimento COVID-19 finora lo supporta. La maggior parte dei lavoratori e dei dirigenti è soddisfatta del lavoro a distanza, credono che si stiano comportando altrettanto bene, e voglio continuare con esso.

Contatto personale

Ma il secondo argomento, la necessità di un contatto personale per favorire uno stretto lavoro di squadra, è più difficile da respingere.

Ci sono prove che i lavoratori remoti desiderano più feedback.

Come notano i ricercatori Ethan Bernstein e Ben Waber nel loro articolo di Harvard Business Review The Truth About Open Offices, pubblicato nel novembre 2019, "una delle scoperte più solide in sociologia, proposta molto prima che avessimo la tecnologia per dimostrarlo attraverso i dati, è che la vicinanza, o vicinanza, predice l'interazione sociale".

La ricerca di Waber al MIT Media Lab ha dimostrato che la probabilità che due lavoratori qualsiasi interagiscano, di persona o elettronicamente, è direttamente proporzionale alla distanza tra le loro scrivanie. Nel suo libro del 2013 People Analytics include i seguenti risultati di una banca e di un'azienda di tecnologia dell'informazione.

Esperimenti in collaborazione

L'interesse per la promozione della collaborazione ha talvolta portato a disastrosi esperimenti sul posto di lavoro. Uno era l'edificio progettato da Frank Gehry per l'agenzia pubblicitaria Chiat/Day alla fine degli anni '80.

Il capo dell'agenzia Jay Chiat immaginava il suo quartier generale come un passo futuristico verso il "lavoro flessibile", ma i lavoratori odiavano la mancanza di spazi personali.

Meno distopico era il quartier generale dei Pixar Animation Studios aperto nel 2000. Steve Jobs, azionista di maggioranza e amministratore delegato, ha curato il progetto. Si interessava molto a cose come il posizionamento dei bagni, si accede attraverso l'atrio centrale dell'edificio. "Volevamo trovare un modo per costringere le persone a riunirsi, " Egli ha detto, "creare molte collisioni arbitrarie di persone".

Eppure la ricerca di Bernstein e Waber mostra che la vicinanza è forte anche negli edifici del "campus" progettati per promuovere "l'interazione fortuita". Per maggiori interazioni, dicono, i lavoratori dovrebbero essere "idealmente sullo stesso piano".

essere separati

Come bilanciare le forze organizzative che ci uniscono con le forze sanitarie che spingono il distanziamento sociale?

Sappiamo che il COVID-19 si diffonde più facilmente tra le persone in spazi chiusi per lunghi periodi. In Gran Bretagna, una ricerca della London School of Hygiene and Tropical Medicine mostra che i luoghi di lavoro sono la via di trasmissione più comune per gli adulti di età compresa tra 20 e 50 anni.

Potremmo dover abituarci a indossare maschere insieme a un sacco di igienizzazione e disinfezione delle mani delle aree ad alto traffico e delle strutture condivise, dalle tastiere alle cucine. Ogni maniglia della porta e pulsante di sollevamento è un problema.

Ma lo spazio è l'ultima frontiera.

Ci vorrà più che lasciare una scrivania su due o imporre barriere come pareti di cubicoli, che in gran parte sconfiggono il punto di uffici open space.

Una visione alternativa viene dalla società di servizi immobiliari Cushman &Wakefield. Il suo concetto di "ufficio di 6 piedi" include più spazio tra le scrivanie e molti segnali visivi per ricordare ai colleghi di mantenere le distanze fisiche.

Certo, fare qualcosa di simile nella maggior parte degli uffici richiederà una percentuale di personale che lavora a casa in un dato giorno. Significherà anche la fine della scrivania individuale per la maggior parte.

Questa parte potrebbe essere la più difficile da gestire. Ci piacciono i nostri spazi personali.

Dovremo bilanciare il sacrificio della condivisione degli spazi con i vantaggi di lavorare fuori ufficio pur continuando a vedere i colleghi di persona. Avremo bisogno di nuove disposizioni per riporre gli oggetti personali oltre il vecchio armadietto, e protocolli di "consegna" di attrezzature e mobili.

Gli uffici avranno anche bisogno di più spazi privati ​​per un maggiore utilizzo di videoconferenze e simili. Questi tipi di strumenti collaborativi non funzionano bene se non puoi isolarti dalle distrazioni.

Ma c'è un enorme potenziale di rialzo con il nuovo ufficio aperto. Una rotazione ben gestita delle giornate d'ufficio e della disposizione dei posti potrebbe aiutarci a conoscere meglio quei colleghi che, perché sedevano a qualche scrivania di troppo, raramente abbiamo parlato.

Potrebbe semplicemente significare che l'ufficio open space trova finalmente il suo mojo.

Questo articolo è stato ripubblicato da The Conversation con una licenza Creative Commons. Leggi l'articolo originale.