1. Digitalizzazione: La conversione di documenti fisici in formati digitali (ad esempio PDF, Word, JPEG) ne garantisce la longevità, l'accessibilità e la facilità di archiviazione.
2. Archiviazione sul cloud: L'utilizzo di piattaforme di archiviazione cloud (ad esempio Google Drive, Dropbox, Microsoft OneDrive) fornisce un repository sicuro e accessibile per documenti digitali, consentendo l'accesso remoto da qualsiasi luogo.
3. Sistemi di controllo della versione: L'utilizzo di sistemi di controllo della versione (ad esempio Git, Subversion) consente di monitorare e gestire più revisioni di documenti e consente la modifica collaborativa.
4. Backup e ridondanza: Il backup regolare di documenti digitali su più posizioni di archiviazione (ad esempio, unità locali, dischi rigidi esterni, backup online) garantisce ridondanza in caso di perdita di dati.
5. Soluzioni di archiviazione a lungo termine: L’impiego di tecniche di conservazione dei dati a lungo termine (ad esempio, archiviazione di livello archivistico, data center specializzati) può salvaguardare i documenti per secoli.
6. Longevità del formato file: La scelta di formati di file con usabilità e compatibilità a lungo termine (ad esempio, standard aperti) aiuta a mitigare il rischio di obsolescenza.
7. Conservazione dei metadati: La conservazione dei metadati associati ai documenti (ad esempio, date di creazione, informazioni sull'autore, parole chiave) aiuta nella ricercabilità e nella comprensione contestuale.
8. Standardizzazione: L'adesione agli standard dei documenti (ad esempio XML, PDF/A) migliora la compatibilità e l'accessibilità nel tempo.
9. Biblioteche e archivi digitali: Il deposito di documenti preziosi nelle biblioteche e negli archivi digitali garantisce la loro conservazione per la ricerca futura, l’istruzione e il patrimonio culturale.
10. Manutenzione e migrazione regolari: Il controllo proattivo dell'integrità dei dati, la migrazione a formati più recenti e l'aggiornamento delle tecnologie di storage secondo necessità prevengono la perdita di dati e garantiscono l'accessibilità a lungo termine.
