Conosci quella persona che sembra sempre in anticipo sulle scadenze, nonostante sia stato sommerso? Li guardi con invidia e ti chiedi come fanno?

"Indipendentemente dalla posizione, industria, o occupazione, la produttività è una sfida per ogni professionista, "dice Robert Pozen, docente senior presso la MIT Sloan School of Management.

Come parte della sua ricerca in corso e aiutato dallo studente del MIT Kevin Downey, Pozen intervistati 20, 000 persone autoselezionate nella gestione di sei continenti per scoprire perché alcune persone sono più produttive di altre.

Lo strumento di indagine, soprannominato il punteggio di produttività di Pozen, consiste di 21 domande suddivise in sette categorie:pianificazione del programma, sviluppare routine quotidiane, affrontare i tuoi messaggi, fare molto, migliorare le tue capacità di comunicazione, organizzare riunioni efficaci, e delegare ad altri. Queste particolari abitudini e abilità sono fondamentali per il programma MIT Sloan Executive Education di Pozen, Massimizzare la tua produttività:come diventare un dirigente efficiente ed efficace, e il suo libro più venduto, "Produttività estrema:aumenta i tuoi risultati, Riduci le ore."

Dopo aver ripulito i dati, Pozen e Downey hanno ottenuto una serie completa di risposte da 19, 957 intervistati. Circa la metà erano residenti del Nord America; un altro 21 per cento erano residenti in Europa, e il 19 per cento erano residenti in Asia. Il restante 10% includeva residenti in Australia, Sud America, e dell'Africa.

Hanno identificato i gruppi di persone con i più alti indici di produttività e hanno scoperto che i professionisti con i punteggi più alti tendevano a fare bene con gli stessi gruppi di abitudini:

• Hanno pianificato il loro lavoro in base alle loro priorità principali e poi hanno agito con un obiettivo definito;
• hanno sviluppato tecniche efficaci per gestire un volume elevato di informazioni e compiti; e
• hanno capito le esigenze dei loro colleghi, consentendo brevi riunioni, comunicazioni reattive, e indicazioni chiare.

I risultati sono stati interessanti anche se analizzati dai dati demografici dei partecipanti al sondaggio.

geograficamente, il punteggio medio di produttività per gli intervistati dal Nord America era nel mezzo del branco, anche se gli americani tendono a lavorare più a lungo. Infatti, il punteggio nordamericano era significativamente inferiore ai punteggi medi di produttività per gli intervistati dall'Europa, Asia, e Australia.

L'età e l'anzianità erano altamente correlate con la produttività personale:i professionisti più anziani e più anziani hanno registrato punteggi più alti rispetto ai colleghi più giovani e più giovani. Le abitudini di questi intervistati più anziani includevano lo sviluppo di routine per attività di basso valore, gestire il flusso dei messaggi, organizzare riunioni efficaci, e delegare compiti ad altri.

Mentre i punteggi complessivi di produttività dei professionisti di sesso maschile e femminile erano quasi gli stessi, c'erano alcune differenze degne di nota nel modo in cui donne e uomini riuscivano a essere così produttivi. Per esempio, le donne tendevano a ottenere punteggi particolarmente alti quando si trattava di organizzare riunioni efficaci, mantenendo le riunioni a meno di 90 minuti e terminando con un accordo sui passaggi successivi. Al contrario, gli uomini sono stati particolarmente bravi a gestire un volume di messaggi elevato, non guardando le loro e-mail troppo spesso e saltando i messaggi di scarso valore.

Affrontare la tua marea quotidiana di messaggi

Sebbene sia chiaro che la capacità di gestire il sovraccarico della posta in arrivo è fondamentale per la produttività, come ciò sia realizzato potrebbe essere meno chiaro per molti di noi che rabbrividiscono al nostro continuo arretrato di e-mail.

"Abbiamo tutti così tante piccole cose, come e-mail, che ci travolge, e finiamo per dedicargli tempo prezioso, " dice Pozen. "La maggior parte di noi guarda la posta elettronica ogni tre o cinque minuti. Anziché, guarda ogni ora o due, e quando guardi, guarda solo l'oggetto e il mittente, ed essenzialmente salta oltre il 60-80 percento di esso, perché la maggior parte delle e-mail che ricevi non sono molto utili." Pozen incoraggia anche a rispondere immediatamente alle e-mail importanti invece di contrassegnarle e poi ritrovarle in seguito (o dimenticarle del tutto), oltre a segnalare contatti importanti e fare ampio uso di filtri e-mail.

Però, Pozen sottolinea che la gestione delle e-mail in arrivo, mentre un'abilità importante, deve essere abbinato ad altri, abitudini più generali per essere efficaci, come definire le tue priorità più alte. Avverte che senza una serie specifica di obiettivi da perseguire, sia personali che professionali, molte persone ambiziose dedicano tempo insufficiente ad attività che effettivamente supportano i loro obiettivi principali.

Ulteriori suggerimenti per massimizzare la produttività

Se vuoi diventare più produttivo, prova a sviluppare i "cluster di abitudini" dimostrati nei risultati dell'indagine di Pozen e posseduti dai professionisti più produttivi. Ciò comprende:

• Concentrandosi sui tuoi obiettivi primari:ogni notte, rivedere il programma del giorno successivo per sottolineare le priorità principali. Decidi lo scopo della lettura di materiale lungo prima di iniziare.
• Gestire il sovraccarico di lavoro:salta oltre il 50-80 percento delle tue e-mail in base al mittente e all'oggetto. Suddividi grandi progetti in piccoli passaggi e inizia dal primo passaggio.
• Supportare i tuoi colleghi:limita qualsiasi riunione a 90 minuti o meno e termina ogni riunione con i passaggi successivi chiaramente definiti. Concorda le metriche di successo con il tuo team.

Lo strumento di indagine di Pozen è ancora disponibile online. Coloro che lo completeranno riceveranno un rapporto di feedback che offre suggerimenti pratici per migliorare la produttività. Puoi anche imparare da Pozen in prima persona nel suo programma MIT Executive Education, "Massimizzare la tua produttività personale".

Questa storia è stata ripubblicata per gentile concessione di MIT News (web.mit.edu/newsoffice/), un popolare sito che copre notizie sulla ricerca del MIT, innovazione e didattica.