A maggio di quest'anno, stavamo convocando una conferenza da sogno:140 accademici che la pensano allo stesso modo su un'isola greca per tre giorni e mezzo per lavorare su un argomento che ci interessava:organizzare in modo sostenibile.

Abbiamo riconosciuto la contraddizione di viaggiare a Creta per discutere di organizzazione sostenibile. Ma era una lunga tradizione dell'Organization Studies Summer Workshop, un workshop annuale di studiosi dell'organizzazione, essere lì. Il workshop di quest'anno si è concentrato su come le imprese e altre organizzazioni potrebbero essere riconfigurate per operare in modi più rispettosi dell'ambiente e socialmente giusti.

Così, abbiamo invece cercato di rendere sostenibile la conferenza stessa utilizzando una sede sostenibile, servendo solo pasti vegetariani, evitando plastica e aria condizionata, e incoraggiare la compensazione del carbonio.

Poi l'universo ci ha lanciato una palla curva sotto forma di COVID-19, che ci ha fatto ripensare all'organizzazione sostenibile. Nonostante la totale mancanza di esperienza, e nessun finanziamento, abbiamo deciso di spostarci online. Più di 100 partecipanti, in 14 fusi orari, deciso di sperimentare con noi.

Abbiamo preso alcune decisioni. Come gestire i fusi orari? Come affrontare i problemi tecnologici? Come garantire che la conferenza non fosse solo intellettualmente appagante, ma ha anche contribuito alle interazioni sociali che hanno approfondito le discussioni, collaborazioni promosse, e questo aveva sempre reso così speciale il workshop estivo?

E come organizzarlo in poche settimane?

Quindi ecco cosa abbiamo fatto.

Discussioni di gruppo e sale Zoom

Abbiamo deciso di ridurre la conferenza a due giorni e mezzo, distribuendo la maggior parte delle sessioni nelle ore che hanno funzionato per i fusi orari della maggior parte dei partecipanti. Ma ci siamo anche assicurati che ci fossero almeno alcune sessioni per quelli al di fuori del corridoio temporale principale.

Abbiamo chiesto agli autori di pubblicare un video di 10-15 minuti della loro presentazione su YouTube una settimana prima della conferenza, che le persone potrebbero guardare nel proprio tempo.

Quindi abbiamo ospitato sessioni Zoom di 50 minuti con circa 18-25 partecipanti. Ciascuno ha presentato commenti su tre articoli (da quattro a cinque minuti per articolo, senza usare le diapositive per evitare problemi tecnici). Gli autori degli articoli hanno brevemente risposto, che ha portato ad una discussione aperta nel gruppo.

Nelle prime sedute, i presidenti di sessione dovevano spesso stimolare le discussioni. Ma le interazioni sono diventate piuttosto vivaci.

Dopo i 50 minuti lasciavamo aperte le stanze e spesso continuavano le conversazioni informali che rendono i laboratori così ricchi.

Abbiamo anche incluso due sessioni di keynote. Uno era una sessione plenaria per tutti (100+) partecipanti alla conferenza, che includeva discussioni di gruppo. E c'erano tre sessioni sociali, in cui i partecipanti sono stati assegnati in modo casuale a gruppi di lavoro in modo che potessero godere di conversazioni in piccoli gruppi (da due a cinque persone), o partecipare a conversazioni di gruppo più grandi.

Vantaggi digitali

Mentre ci mancavamo gli aperitivi post-lavoro a bordo piscina in Grecia, siamo rimasti piacevolmente sorpresi di scoprire che la conferenza virtuale ha avuto una serie di vantaggi.

Nessun viaggio non solo impatti ambientali ridotti, ma anche l'impatto tra lavoro e vita privata, consentire ad alcune persone di partecipare che altrimenti non avrebbero potuto, a causa del tempo richiesto.

Alcuni partecipanti ci hanno detto che, per motivi di bilancio o familiari, hanno potuto partecipare alla conferenza solo perché era virtuale.

Sebbene in futuro saranno necessarie le tasse per le conferenze per compensare i costi organizzativi, le conferenze virtuali saranno ancora molto meno costose di quelle faccia a faccia, consentendo una più ampia partecipazione.

L'assegnazione casuale delle persone ai gruppi di lavoro per le ore sociali ha assicurato conversazioni tra persone che altrimenti non avrebbero interagito. Ha aumentato il cameratismo durante la conferenza virtuale, portando a discussioni stimolanti.

La funzione di chat durante i colloqui ha permesso ai partecipanti di condividere immediatamente risorse e approfondimenti scaturiti dai colloqui, che quindi potrebbe innescare ulteriori approfondimenti tra gli altri. Per esempio, l'idea di avviare una piattaforma Utopia per condividere blog, risorse didattiche e di ricerca sono state tratteggiate sulla chat durante un keynote. Da allora abbiamo lanciato questa piattaforma.

Il feedback dei partecipanti è stato estremamente positivo, anche se le aspettative erano probabilmente basse.

Immaginiamo una maggiore varietà di formati di conferenza in futuro, inclusi incontri virtuali più regolari ma più brevi, alternano anni di incontri fisici e modelli misti con alcune sessioni virtuali e alcuni partecipanti a distanza.

La nostra esperienza indotta dal COVID-19 ci ha mostrato che le conferenze virtuali sono sia pratiche che desiderabili come mezzo per organizzare in modo sostenibile e garantire una partecipazione più democratica.

Questo articolo è stato ripubblicato da The Conversation con una licenza Creative Commons. Leggi l'articolo originale.