Robert Pozen è una persona molto produttiva:un docente senior del MIT Sloan, è stato l'ex presidente di Fidelity Investments, presidente esecutivo di MFS Investment Management, e come consigliere generale associato della Securities and Exchange Commission degli Stati Uniti. Il suo ultimo libro è "Produttività estrema:aumenta i tuoi risultati, Riduci le tue ore, " e insegna al corso di formazione per dirigenti del MIT Sloan Maximizing Your Personal Productivity:How to Become a Efficient and Effective Executive.

Pozen ha condiviso suggerimenti sulla produttività in un webinar del 16 gennaio moderato dal decano associato dell'istruzione esecutiva del MIT Sloan Peter Hirst, parte della serie Innovation@Work.

"Vedo così tante persone alle prese con la loro routine quotidiana. Questa è l'applicazione del buon senso sistematico, " ha detto Pozen.

Ecco cosa aveva da dire:

Misura la produttività nei risultati, non ore

Le ore sono un modo tradizionale per monitorare la produttività dei dipendenti, ha detto Pozen, ma questo è obsoleto. Anziché, pensa alla produttività basata sulle prestazioni.

"Le ore non sono un buon indicatore di ciò che produciamo, " ha detto. "Ho chiesto ai giornalisti:'Avete mai passato tre settimane su un articolo che non era buono? E hai trascorso tre giorni su uno che è stato davvero fantastico? Qual è stato l'uso più produttivo del tuo tempo?'"

Classifica i tuoi obiettivi e dai priorità al tuo tempo

Classifica i tuoi obiettivi chiave per la settimana successiva e l'anno successivo. "Così poche persone lo fanno, ed è così importante, " Egli ha detto.

Dividili in domanda e offerta. Dal lato dell'offerta:i tuoi obiettivi riflettono ciò che ti piace e ciò in cui sei più bravo? Qual è lo scopo dietro ogni attività e obiettivo? Dal lato della domanda:quanto i tuoi obiettivi tengono conto delle esigenze della tua organizzazione?

Non sudare per le piccole cose

"Abbiamo così tante piccole cose che ci travolgono, e finiamo per usare il nostro tempo su di esso, come la posta elettronica. La maggior parte di noi guarda le e-mail ogni tre o cinque minuti. Anziché, guarda ogni ora o due, e quando guardi, guarda solo l'oggetto e il mittente, " Egli ha detto.

Pozen utilizza la tecnica "OHIO". Il metodo "Maneggialo solo una volta" significa che quando leggi un'e-mail, decidere se merita una risposta. Se è così, rispondi subito. Ma l'80% delle email non richiede una risposta, Egli ha detto.

Se sei bloccato con un compito essenziale ma umile che non puoi portare a termine, non procrastinare.

"Spezzalo in pochi pezzi facili, " ha detto. "Comincia con quello più facile. Una volta che hai iniziato e puoi fare un pezzo, ti sentirai abbastanza bene per passare al prossimo."

Per i progetti ad alta priorità:inizia dalla fine, non l'inizio

Non aspettare la fine di un progetto per scrivere le conclusioni, Pozen ammonito. Anziché, fare uno o due giorni di ricerca e formulare conclusioni provvisorie. Eseguire un controllo "a metà volo" per rivedere, poi trarre le conclusioni finali.

"La maggior parte delle persone trascorre sei o sette settimane a raccogliere dati, parlando alle persone, e poi nell'ultima settimana o due passano il tempo a cercare di sintetizzare e trovare le risposte chiave. È un modo inefficiente di gestire i progetti di ricerca, " disse. "Se aspetti, raccoglierai tantissimi dati che si sono rivelati irrilevanti."

Prenditi del tempo per pensare

Costruisci il tempo per la contemplazione nel tuo programma quotidiano. Non ogni ora deve essere programmata.

"Hai bisogno di tempi di inattività per pensare:fa parte del lavoro della maggior parte delle persone, " ha detto. In questo modo ti assicuri che la tua giornata sia allineata con i tuoi obiettivi invece di trascorrerla in riunioni.

Essere noioso

L'ex presidente Barack Obama viaggerebbe con alcuni abiti blu, Pozen ha detto, così non si sarebbe impantanato con le scelte di moda. Elimina le variabili dalla tua routine:cosa indossare, cosa mangiare a colazione e renderlo prevedibile per ridurre i tempi del processo decisionale.

"La mattina, cerca di essere una persona noiosa, " Egli ha detto.

Andare a casa

"Ogni giorno non può essere un'emergenza, " ha detto. Raramente c'è un motivo per rimanere al lavoro oltre l'ora di cena. Torna a casa a un'ora ragionevole e cena con la tua famiglia. Scollega l'elettronica. Non rispondere a telefonate o e-mail, Egli ha detto.

"Fermati alla porta e sfoglia le tue e-mail, quindi quando sei a cena, puoi concentrarti [sulla tua famiglia] per due o tre ore, " Egli ha detto.

Spesso, le persone hanno paura di partire presto perché altri dipendenti potrebbero giudicarle.

"A volte le persone sono orgogliose di avere il tempo della faccia, e pensano che li renda produttivi. A volte le persone hanno paura di andarsene alle 5:30 anche se hanno finito perché sono guardate in modo strano, " ha detto. "Ma quelle persone potrebbero aver giocato ai videogiochi o alle riunioni tutto il giorno".