Viene visualizzata un'e-mail sullo schermo. È un cliente che condivide un aggiornamento del progetto. Viene visualizzato un messaggio Slack. È il tuo capo che fa una domanda. Viene emesso un segnale acustico di avviso di testo. Un collega vuole sapere se parteciperai a una riunione.

Suona familiare? Le persone sono sempre più assediate sul lavoro da interruzioni tramite e-mail, app di messaggistica, social media e incontri di persona.

Le interruzioni possono compromettere le prestazioni in vari modi, causando una minore produttività, più errori e minore qualità del lavoro.

Le interruzioni spesso suscitano anche emozioni negative come fastidio e ansia. Le frequenti interruzioni possono, col tempo, portare a sensazioni stressanti di sovraccarico, irritazione e un senso di "carestia di tempo":avere troppo da fare e non abbastanza tempo.

Eppure le interruzioni sono una parte necessaria della vita lavorativa, poiché le esigenze di comunicazione sono spesso imprevedibili e sensibili al fattore tempo. E rispondendo alle interruzioni, qualunque canale attraversino, è diventata una responsabilità fondamentale per la maggior parte dei lavori.

In qualità di esperto di interazioni interpersonali e uso del tempo nelle organizzazioni, Volevo capire perché le interruzioni sono spesso così stressanti. Lavorando con uno dei miei studenti di dottorato, Ho progettato uno studio incentrato sulle esperienze delle persone di essere interrotte.

Il nostro studio, che è attualmente in fase di revisione, ha scoperto che le interruzioni possono effettivamente suscitare emozioni positive piuttosto che negative, date le giuste circostanze.

Interruzioni sorprendentemente positive

Nel nostro studio, abbiamo chiesto a 35 partecipanti di tenere traccia delle loro interruzioni nel corso di un'intera giornata lavorativa.

I partecipanti hanno abbracciato più settori e hanno ricoperto vari titoli. Lavoravano tutti a tempo pieno e usavano regolarmente dispositivi elettronici come parte del loro lavoro.

I partecipanti hanno registrato dettagli come quello che è successo durante ogni interruzione, chi li ha interrotti e per quanto tempo è durata ogni interruzione. Hanno anche annotato le emozioni che hanno provato e hanno annotato una spiegazione per quei sentimenti.

Come ci aspettavamo, la maggior parte dei partecipanti è stata interrotta frequentemente durante il giorno. Collettivamente, hanno segnalato un totale di 256 interruzioni.

Il giorno dopo aver registrato le interruzioni, abbiamo intervistato i partecipanti. Abbiamo chiesto maggiori informazioni su ogni interruzione per chiarire e arricchire la nostra comprensione del motivo per cui aveva scatenato le emozioni che il partecipante aveva registrato. Ad esempio, abbiamo approfondito ulteriormente il compito che il partecipante era stato interrotto per fare e cos'altro stava succedendo al momento dell'interruzione.

Dato che la ricerca precedente ha enfatizzato in modo schiacciante gli aspetti negativi delle interruzioni, siamo rimasti sorpresi quando il nostro studio ha rivelato che molte interruzioni sono state vissute positivamente.

Circa il 30% delle interruzioni che abbiamo analizzato era associato a sentimenti come eccitazione e felicità. Più del 75% dei nostri partecipanti ha registrato almeno un'interruzione positiva.

Incuriosito da questi risultati inaspettati, abbiamo usato i nostri dati per capire cosa rende un'esperienza di interruzione buona anziché cattiva.

Tempo e tempi

Si scopre che le differenze nelle esperienze di interruzione possono essere spiegate in gran parte dalle convinzioni delle persone sul tempo.

Proprio come molti di noi nelle culture occidentali pensano al tempo come a un limite, merce preziosa, le persone che vengono interrotte sul lavoro considerano, spesso inconsciamente, i modi in cui un'interruzione le costringe a modificare il modo in cui usano il loro tempo.

Ad esempio, i partecipanti al nostro studio hanno giudicato le interruzioni in termini di "tempo dignitoso". È più probabile che le interruzioni considerate "degne di tempo" scatenino emozioni positive.

Le interruzioni valgono "tempo" se coinvolgono compiti che sono considerati di alta priorità, rilevanti per altri progetti in corso e chiaramente nell'ambito dei lavori dei dipendenti. Il fatto che i nostri partecipanti abbiano valutato se un'interruzione vale il loro tempo ha senso dato che le persone si preoccupano di più di fare progressi nel lavoro che è significativo.

Abbiamo anche appreso che i tempi di interruzione giocano un ruolo importante nelle risposte emotive delle persone. Le interruzioni sono generalmente associate a sentimenti positivi se valutate come tempestive.

Le interruzioni tempestive sono quelle che si verificano quando i dipendenti non sono profondamente assorbiti in un'altra attività o hanno bisogno di una pausa dal loro compito attuale. I nostri risultati fanno eco a studi precedenti, che hanno scoperto che le interruzioni intempestive hanno maggiori probabilità di ostacolare le prestazioni lavorative.

Finalmente, interruzioni più brevi generalmente suscitano emozioni positive piuttosto che negative. Interruzioni più lunghe richiedono più tempo che le persone avevano mentalmente assegnato alle attività pianificate.

Anche le relazioni e il carico di lavoro contano

Un'altra scoperta emersa dal nostro studio è stata l'importanza delle relazioni tra le persone. Anche se questo può non sembrare così sorprendente, i ricercatori non hanno ancora esplorato gli aspetti interpersonali delle interruzioni.

Gli individui provano emozioni positive se apprezzano o rispettano la persona che li ha interrotti. In alcuni casi, il gradimento personale può suscitare una buona esperienza anche se un'interruzione è vista come "perdita di tempo, " tempistiche scadenti o troppo lunghe.

Al contrario, se gli individui non amano o mancano di rispetto per la persona che li interrompe, le interruzioni hanno maggiori probabilità di generare sentimenti negativi. Ciò è particolarmente vero se l'interruttore ha una storia di intrusioni frequenti su domande o attività non importanti.

Abbiamo anche scoperto che i carichi di lavoro complessivi dei dipendenti influenzano le esperienze di interruzione. Se si verificano interruzioni quando non hanno molto da fare, trovano meno stressante lavorare su qualcosa di inaspettato. Possono tornare alle attività pianificate in futuro senza timore di perdere una scadenza o di lavorare ore aggiuntive.

Però, quando i dipendenti hanno carichi di lavoro più pesanti, sentono forti sentimenti di pressione del tempo, il che significa che qualsiasi interruzione avrà maggiori probabilità di causare emozioni negative.

Cosa possono fare organizzazioni e dipendenti

La mia ricerca sulle interruzioni mi ha reso molto più ottimista riguardo alla situazione di coloro che affrontano frequenti interruzioni del lavoro.

Credo che ci siano modi per migliorare le interruzioni per coloro che ricevono. Altri ricercatori di gestione hanno suggerito di creare periodi di tempo senza interruzioni o di offrire ai dipendenti una "quota" di tempo ininterrotto da utilizzare in modo flessibile.

La nostra ricerca suggerisce alcuni approcci aggiuntivi potenzialmente utili. Ad esempio, i programmi di formazione organizzativa potrebbero insegnare ai dipendenti a essere più consapevoli di come, quando e perché interrompono gli altri.

I manager possono anche modellare un comportamento di interruzione "sano". Se riservano interruzioni per compiti meritevoli e forniscono un feedback positivo ai subordinati che fanno lo stesso, possono spostare lentamente la cultura dei loro gruppi di lavoro.

I dipendenti stessi possono disattivare gli avvisi di comunicazione, indossare le cuffie e mettere a tacere i telefoni quando sono concentrati su un'attività ad alta intensità di pensiero o di fronte a una scadenza ravvicinata.

Però, a meno che leader e manager non sostengano apertamente questo comportamento, sarà difficile per i singoli dipendenti farlo.

Questo articolo è stato ripubblicato da The Conversation con una licenza Creative Commons. Leggi l'articolo originale.