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Mentre gli edifici per uffici sono stati tradizionalmente al centro del lavoro per molte persone, fattori tra cui la pandemia di COVID-19 hanno costretto i datori di lavoro a riconsiderare l'aspetto dei loro spazi di lavoro.
Tre professori del Carl H. Lindner College of Business dell'Università di Cincinnati discutono dello stato del lavoro di persona, cosa si perde quando i lavoratori non sono insieme in uno spazio fisico e come i datori di lavoro stanno adattando i loro spazi di lavoro alle esigenze moderne.
I professori sono:
Qual è il valore del lavoro di persona e delle interazioni faccia a faccia?
Maestro: C'è molto valore nelle opportunità di collaborazione e nella costruzione di relazioni. Quando parliamo di persone che lavorano insieme di persona, pensiamo a tutti gli incontri casuali che le persone possono avere sul posto di lavoro, semplicemente incontrandosi, costruendo relazioni al di fuori della tipica linea di comando o dell'organigramma.
Ci sono anche molte opportunità per condividere informazioni che non sono sempre intenzionali. Parlando con le persone senza avere sempre uno scopo, o partecipando a riunioni con persone in cui ci sono altre conversazioni in corso, a volte un vantaggio collaterale è che sentiamo alcune informazioni che forse non ci sono state fornite direttamente ma hanno un impatto diretto sul nostro lavoro , aiutandoci a essere più produttivi o consentendoci di aggiungere idee a quell'altra conversazione.
Sojka: È l'energia di avere persone nella stanza e l'entusiasmo nell'edificio. È contagioso. Non puoi ottenerlo su Internet.
Quali tipi di lavoro beneficiano maggiormente delle interazioni di persona?
Masterson: Quando hai un lavoro che unisce discipline diverse e idee diverse, o quando hai un lavoro che richiede collaborazione e creatività, questi sono i tipi di lavori in cui aiuta davvero avere connessioni interpersonali e interazioni faccia a faccia.
Quando stai cercando di collaborare o fare un brainstorming, può essere più difficile in un ambiente virtuale o ibrido perché è più difficile sapere quando fare a turno. È più difficile costruire sulle idee degli altri. È più difficile vedere le sfumature e le espressioni facciali e prestare attenzione a tutti i segnali che le persone danno.
Quando hai le persone insieme attorno a un tavolo, in uno spazio faccia a faccia, c'è molta condivisione e comunicazione aggiuntiva che va oltre il semplice messaggio verbale. Quando pensi a quei tipi di attività che richiedono collaborazione, creatività o per prendere una decisione in cui ci sono molte idee contrastanti, è davvero utile essere di persona.
Sojka: Nelle vendite, è il nostro pane quotidiano essere di fronte alle persone perché il punto è costruire una relazione di fiducia e lo fai faccia a faccia. In effetti, c'era un pezzo di ricerca che ho visto all'inizio con COVID, e diceva che se hai avuto anche un piccolo incontro faccia a faccia, come un caffè per mezz'ora, è più facile costruire una relazione di fiducia online che con nessuno.
Masterson: Quando pensiamo ai negozi di alimentari e ai ristoranti che hanno fatto molte consegne a domicilio e da asporto durante la pandemia, dovevano comunque avere persone che lavoravano, rifornivano gli scaffali, riempivano gli ordini, cucinavano il cibo. Ci sono molti diversi tipi di lavoro in cui sarebbe impossibile lavorare solo da casa.
E, sfortunatamente, molti di questi lavori sono sottovalutati perché sembrano lavori facili o non hanno bisogno di tanta istruzione o requisiti di abilità, ma sono vitali per l'economia. L'abbiamo visto davvero durante la pandemia. Diamo molta importanza ai lavori della conoscenza (colletti bianchi) e dei lavori tecnologici, e quelli sono lavori importanti, ma è un confronto tra mele e arance.
Pensa ai tipi di lavoro, alle industrie e alle organizzazioni che sono la spina dorsale per mantenere i servizi di cui tutte le altre persone hanno bisogno:negozi di alimentari, ristoranti, servizi, meccanici. Tutti questi tipi di cose sono importanti per far funzionare tutto.
Cosa si perde quando i lavoratori non stanno insieme di persona?
Sojka: Penso che sia più difficile costruire una relazione di fiducia perché tutto ciò che posso vedere è la tua faccia. Non posso stringerti la mano. Non hai molti spunti. La credibilità è il 58% del linguaggio del corpo, il 35% di come lo dici e solo il 7% è quello che dici. Questo viene dal libro di Fran Hauser, "Il mito della brava ragazza".
Al contrario, le aziende sono state felici perché hanno risparmiato un sacco di soldi [durante la pandemia] sui viaggi. Soprattutto se erano clienti con cui avevano già lavorato - abbiamo costruito un rapporto di fiducia, siamo andati a cena, ci conosciamo - e poi lo passi all'online, è molto più facile. Se fosse una relazione già esistente, niente di grave. So già chi sei. Ma nuovo di zecca, è più duro.
Fry: Quello che penso che possiamo vedere è che ci sono meno opportunità per quella che a volte viene chiamata serendipità. Quindi, se mi occupo di analisi, sei un professore di giornalismo, e capita che ci presentiamo a pranzo un giorno, e ti capita di dire che hai cercato di trovare un set di dati specifico.
E io sono tipo "Oh, lo so". Destra? Ma in un ambiente online, ciò non accade. Sarà difficile misurare queste cose, ma penso che potrebbe esserci una certa perdita di creatività solo perché non abbiamo queste interazioni accidentali in cui stiamo solo chattando e si scopre che abbiamo un interesse comune, che non sarebbe uscito in una riunione di [Microsoft] Teams in cui abbiamo programmato A, B e C.
Maestro: Uno dei maggiori vantaggi dell'essere di persona è proprio la capacità di vedere le persone in modo coerente, vederle in diverse situazioni e incontrarle sia di proposito che accidentalmente. Quelli sono il tipo di incontri che costruiscono relazioni più forti sul posto di lavoro, un più forte senso di appartenenza, un più forte senso di fiducia e una maggiore volontà di essere te stesso sul posto di lavoro. Non credo che ciò richieda il 100% di tempo in ufficio, ma richiede un certo livello di investimento per essere lì e avere quel tipo di incontri.
Sojka: Penso che la pandemia sia stata davvero dura emotivamente per i venditori. Una cosa è se ti occupi di analisi dei dati e il tuo lavoro è passare il tempo davanti a un computer. I venditori sono "persone persone". Amano i loro clienti. Si sono presi cura dei loro clienti. Si sono divertiti a vedere i loro clienti. È stato davvero difficile non riuscire a mettersi di fronte ai propri clienti e pranzare. So che quelli con cui ho parlato sono stati molto contenti che le cose si stiano aprendo.
I rappresentanti di vendita sono abituati a mangiare e mangiare, a costruire relazioni, a mettersi di fronte ai clienti. E all'improvviso, in molti casi, ti stai presentando su uno schermo vuoto. Siamo abituati a stare di fronte alle persone, quindi puoi leggere le loro reazioni, puoi leggere il loro linguaggio del corpo. Se sei su Internet e le persone hanno spento i loro schermi, non puoi nemmeno leggere il linguaggio del corpo.
Un rappresentante di vendita lo ha descritto come parlare con i grilli. Non hai idea. Penso che sia stato davvero difficile dal punto di vista del business. Naturalmente, hanno imparato a farlo. Le aziende stanno tutte bene. I rappresentanti di vendita con cui sono in contatto stanno tutti bene. Si sono adattati, ma penso che emotivamente sia stato molto difficile.
Maestro: I luoghi di lavoro sono uno degli unici luoghi in cui incontriamo davvero persone diverse da noi. Se siamo religiosi, tendiamo ad andare in chiesa o in sinagoga o in moschea con persone come noi. Tendiamo a vivere in quartieri con persone come noi. Tendiamo a trovarci in molte situazioni diverse con persone che sono come noi.
E che si tratti di diversità di pensiero, di discipline o di etnie e religioni, il posto di lavoro è uno dei luoghi chiave in cui incontriamo persone diverse da noi in modo significativo. E temo che man mano che lo perdiamo, diventiamo più isolati dalle persone che sono diverse da noi. Non siamo così esposti a nuove idee e modi di pensare diversi e penso che sia una grande perdita.
Temo che più diventiamo isolati lavorando a casa, più diventiamo rigidi nel pensare "noi contro loro". Tradizionalmente, i luoghi di lavoro sono stati un luogo in cui per 40 ore a settimana, sei vicino a molte persone diverse, sei esposto a idee diverse, puoi fidarti di loro in contesti diversi e apre le persone a diversi modi di pensare.
Sebbene ci siano dei vantaggi nel lavorare di persona, in che modo i datori di lavoro riescono a conciliarlo con il desiderio di molti dipendenti di lavorare da casa?
Fry: Gestisco il nostro Center for Business Analytics dove abbiamo 28 aziende che sono membri. Stanno tutti lottando con questo. Tutti da P&G e Kroger a Great American e Fifth Third, tutti stanno cercando di capirlo. Tutti credono che ci sia valore, ma c'è un compromesso. C'è un valore nell'avere dipendenti felici e stanno scoprendo che i dipendenti sono più felici se possono trascorrere almeno parte del loro tempo lavorando da remoto.
Sojka: Internet non va via. Quello che abbiamo imparato è che ci sono molti affari che possono essere fatti perfettamente su Zoom e risparmieranno denaro. È un vantaggio per tutti perché le aziende non devono spendere per i viaggi, i venditori non devono trascorrere del tempo lontano da casa e l'attività è condotta. Questo non andrà via, ma devi comunque avere quel rapporto personale per condurre l'attività online.
Con un maggiore comfort con il lavoro a distanza, le aziende ridurranno lo spazio in ufficio?
Sojka: Per le vendite, molti di loro hanno eliminato i loro uffici perché, ancora una volta, è una misura di risparmio sui costi. Se sei un rappresentante di vendita aziendale, non dovresti comunque essere in ufficio. Dovresti stare con il tuo cliente. Se sei con il cliente o lavori da casa, risparmia denaro sullo spazio dell'ufficio.
Soprattutto per le vendite, è probabile che vedrai sempre meno edifici per uffici. Anche all'interno delle vendite in cui avevi tutti in una specie di bullpen, anche molti di quelli che dovevano andare a distanza, e una volta passati a distanza, si sono resi conto che funziona bene ed è economico. Anche quelli restano remoti.
Maestro: Un pianificatore finanziario che conosco si è spostato da uno spazio ufficio a uno spazio ufficio e alla fine ha detto:"Non ne ho bisogno. La pandemia mi ha dimostrato che non ho bisogno di spendere questo tipo di denaro, il che mi consente di risparmiare denaro e anche per far risparmiare denaro ai clienti". In termini di immobili commerciali, penso che sentiamo parlare di organizzazioni che cercano di decidere quando arrivano i contratti di locazione:"Ho bisogno di tutto questo spazio? Cosa voglio farne?"
Sojka: Non credo che il [segmento dei viaggi d'affari] sia ancora tornato. Sta arrivando, ma ora che le aziende, specialmente con i clienti esistenti - ti conosciamo, non abbiamo bisogno di vederti ogni mese - quegli incontri si terranno ancora online. Tuttavia, gli altri, il vino e la cena, e "Ehi, conosciamoci. Puoi fidarti di me". Quel genere di cose, penso che si stia riprendendo.
Per le aziende che gestiscono uffici, che aspetto avranno?
Maestro: Penso che molto dipenderà dall'azienda, dal settore in cui si trova e dalle sue esigenze particolari. Spero che abbiamo imparato molto durante la pandemia, così come abbiamo imparato dalla ricerca sugli spazi aperti rispetto agli uffici rispetto ai cubicoli. Penso che lo spazio ufficio ideale del futuro avrà una serie di diversi spazi configurabili che possono essere utilizzati per molteplici scopi.
Ci saranno alcuni uffici privati e persone che sono sempre in uffici privati perché stanno facendo "lavori profondi" e ha più senso per loro essere lì. Penso che ci saranno spazi di collaborazione più aperti in cui le persone possono riunirsi durante il giorno, possono uscire dai loro spazi privati e incontrarsi, condividere idee e avere quegli spazi integrati invece di cercare sempre una sala conferenze.
Avrai piccoli spazi di ritrovo e penso che avrai cubicoli o spazi aperti che sono "hoteling" dove le persone possono entrare e lavorare per la giornata, ma non ne hanno bisogno cinque giorni alla settimana .
Avendo appena fatto un tour del [nuovo UC] edificio di Digital Futures, penso che sia un esempio di uno spazio in cui stanno cercando di fare parte di questo. Ci sono laboratori e uffici, ma ci sono molti tipi diversi di piccoli luoghi di incontro, spazi di aggregazione. Lo vedi anche nel nostro edificio qui al College of Business.
In che modo i dipendenti vedono gli spazi degli uffici aperti rispetto agli spazi privati?
Masterson: Diversi colleghi e io abbiamo condotto uno studio su un gruppo di dipendenti che si spostano dai cubicoli individuali all'open-space. Una delle cose che è emersa da questo studio è che i dipendenti erano molto preoccupati di poter ascoltare le conversazioni degli altri prima di entrare in questo spazio.
In seguito, hanno detto:"Sai, in realtà si è rivelato positivo perché c'erano conversazioni di cui non facevo parte, ma quando ne ho sentito un po', ho capito che avrei dovuto farne parte. Mi sono voltato, si è unito alla conversazione, e in effetti ha risolto un problema per tutti noi ancora più rapidamente di quanto avremmo fatto prima". Questo non si applica a tutte le situazioni lavorative, ma è un vantaggio di avere quegli incontri casuali, condividere informazioni e costruire relazioni nel tempo.
Ci sono sicuramente momenti e contesti in cui lo spazio aperto ha molto senso. Se hai un team di progetto che lavora in modo collaborativo, se hai persone che lavorano in ambienti di lavoro agili, molte volte hanno tutti nello stesso spazio che lavorano insieme, ascoltano le idee l'uno dell'altro, sono in grado di saltare e unirsi rapidamente a un incontrarsi e poi tornare al lavoro, è fantastico.
Ma non è l'unico tipo di spazio di cui quelle persone hanno bisogno. Spesso hanno bisogno di spazi privati in cui recarsi per il loro "lavoro di profonda riflessione". Potrebbero esserci sale riunioni di cui hai bisogno quando un sottogruppo deve parlare e non interrompere le altre persone nel gruppo.
Quindi lo spazio aperto ha sicuramente dei vantaggi in brevi periodi di tempo, ma essere l'unico spazio in cui una persona può lavorare porta con sé anche alcuni aspetti negativi. E, come abbiamo visto durante la pandemia, è difficile portare le persone in uno spazio aperto quando dovrebbero essere mascherate per tutto il tempo o preoccuparsi se potrebbero infettarsi a vicenda. Quindi gli uffici privati che possono essere chiusi offrono molti vantaggi.
In che modo i datori di lavoro possono migliorare l'ambiente d'ufficio per i propri dipendenti?
Fry: Spesso cerchiamo di costringere la persona all'ambiente di lavoro piuttosto che adattare l'ambiente di lavoro alla persona. Alcune delle cose che stiamo vedendo [in uno studio UC degli ambienti di lavoro] che corrispondono ad alcune delle ipotesi fatte dagli esperti di progettazione del posto di lavoro, è che il controllo del tuo ambiente di lavoro è davvero importante. Il controllo è qualcosa che piace alla gente. Nelle statistiche esiste un concetto noto come "il difetto delle medie".
Quando si progetta un sistema che sia comodo per la "persona media", allora quel sistema potrebbe non soddisfare le preferenze di nessun individuo perché nessuno è esattamente "medio". E quindi tutti sono infelici. La maggior parte delle persone che hanno avuto un altro significativo lo sanno. Se condividi una famiglia, a qualcuno piace che sia caldo; a qualcuno piace freddo. Se impostiamo il termostato a 68 gradi, se questa è la media di ciò che piace a entrambi, ora siamo entrambi infelici.
Questa è la sfida. Come possiamo soddisfare quelle preferenze individuali in un ambiente controllato? Inoltre, alle persone piace la luce, ma a seconda che la mia scrivania sia orientata in questo modo rispetto a quella in quel modo, ciò fa davvero una grande differenza. Queste sono alcune cose che sono abbastanza facili da cambiare, proprio dove si trova la nostra scrivania. Se giro un po' la tua scrivania, potresti esporti a molta più luce rispetto a un orientamento diverso e quel piccolo cambiamento può fare una grande differenza nel modo in cui percepisci il tuo ambiente di lavoro.
Maestro: Una delle cose davvero importanti per le persone è essere in grado di rendere proprio lo spazio in termini di identità; tutti i piccoli tchotchke che le persone mettono in giro, cosa mettono sui muri, la capacità di portare tutte le tue figurine Marvel.
In quello studio che abbiamo fatto con un'azienda che stava trasferendo un paio di team in uno spazio aperto, questo era qualcosa di cui molte persone hanno parlato prima del trasferimento; erano in cubicoli e dissero:"Guarda tutte le mie figurine, guarda i miei poster sul muro. Dove lo metterò e in che modo la mia scrivania sarà diversa da quella di chiunque altro? Passo molto tempo a lavorare a questa scrivania. Voglio che rifletta la mia personalità e chi voglio essere sul posto di lavoro."
Non essere in grado di farlo era una vera preoccupazione per loro. È davvero un grosso problema per le persone essere in grado di esprimere chi sono sul posto di lavoro, e uno dei modi in cui lo facciamo è in ciò che mettiamo nel nostro spazio, come lo decoriamo, cosa guardiamo mentre siamo funzionante.
Se gli uffici passano a una configurazione "hoteling", in che modo ciò influirà sui dipendenti e sul loro desiderio di personalizzare il proprio spazio?
Masterson: Lo rende molto più sterile. Lo rende meno simile al tuo spazio e diventa solo uno spazio per parcheggiare per un po'. Può funzionare occasionalmente, proprio come può funzionare occasionalmente per andare da Starbucks e sedersi e lavorare. Ma a lungo termine, alle persone piace avere la proprietà su quello spazio; è il loro spazio.
E ci sono stati alcuni studi qualitativi che hanno dimostrato che quando hai questo spazio "alberghiero", chiunque entri per primo, è loro. Le persone lasceranno dei segnalini su quello spazio per cercare di scoraggiare altre persone dal prenderlo, anche se non è assegnato. Lasceranno una tazza di caffè sporca. Lasceranno qualcosa nello spazio che pensano che le altre persone non useranno, quindi è ancora loro anche se non è proprio loro.
Gli studenti di oggi sono in gran parte cresciuti immersi nella tecnologia e hanno ridotto le interazioni di persona durante alcuni dei loro anni di formazione a causa della pandemia di COVID-19. Come li stai preparando a lavorare di persona?
Sojka: I nostri reclutatori di vendita vogliono faccia a faccia e i nostri studenti hanno paura di trovarsi faccia a faccia ora. Sono abituati a nascondersi dietro lo schermo di un computer. Nella pandemia, gli studenti sono abituati a nascondersi dietro uno schermo. Pensano:"Oh, è il mio curriculum". Non nelle vendite. Vogliono vedere le persone.
Dico ai miei studenti che si innamoreranno di te, del tuo sorriso, del tuo contatto visivo, del modo in cui puoi iniziare una conversazione. E poi diranno:"A proposito, hai un curriculum?" Stiamo davvero spingendo le capacità interpersonali e quella capacità di parlare con le persone faccia a faccia. I reclutatori lo vogliono. Gli studenti sono davvero fuori allenamento.
Maestro: Una delle cose che facciamo è sottolineare l'importanza di queste "competenze trasversali". Le competenze tecniche ti daranno il lavoro e ti porteranno così lontano, ma quando pensi di passare alla leadership o di essere un dipendente di successo, sono le competenze trasversali che contano:essere in grado di agire con rispetto, avere buone capacità di comunicazione, crea fiducia con i tuoi colleghi, i clienti e le altre persone che incontri.
Parlare di quanto siano importanti queste abilità, sottolinearle e integrarle nei nostri diversi corsi è importante per la fase successiva. Sono importanti quanto la tecnologia se hai intenzione di lavorare in modo ibrido, perché devi capire come comunicare virtualmente, come costruire e-mail, come gestirti in una riunione virtuale.
Entrambi gli insiemi di competenze sono davvero importanti, ma nel tempo la ricerca ha dimostrato che sono le competenze trasversali a differenziare davvero le persone che salgono nelle organizzazioni e nella leadership. Sono quelle "abilità di tipo intelligenza emotiva".
Sojka: Sto insegnando ai nostri studenti ad essere fluenti in entrambi. Fluente e comodo sia online che di persona.
Quali altre sfide si presentano quando questa nuova generazione di dipendenti inizia a entrare nel mondo del lavoro?
Masterson: La tecnologia ha cambiato il modo in cui le generazioni amano comunicare in generale. Sarà interessante da guardare. Conosco molti dei nostri studenti che farebbero qualsiasi cosa per non dover rispondere al telefono:mandami un messaggio, mandami un'e-mail, Snapchatmi, fai quello che vuoi, ma non chiamarmi; Non ho intenzione di rispondere al telefono.
Guardi una o due generazioni sopra di loro che affermano che le conversazioni telefoniche sono il modo in cui raggiungi le persone, e lasci la segreteria telefonica e aspetti che ti richiamino. Questo non è più il modo in cui comunichiamo. Significa anche comprendere le differenze tra le generazioni e cercare come le competenze trasversali possono essere trovate nelle nuove strategie di comunicazione o come interpretiamo quei messaggi.
Penso che stiamo ancora negoziando alcune di queste cose quando ci sono più generazioni sul posto di lavoro e non necessariamente si capiscono completamente. Le differenze sono ciò che ci porta davvero a soluzioni migliori e a una migliore risoluzione dei problemi perché portiamo sul tavolo molte prospettive diverse e se siamo disposti ad avere conversazioni significative in cui possono esserci conflitti sulle idee ma non conflitti sulle persone, questo è quando puoi ottenere soluzioni davvero creative e innovative che prendono il meglio da tutte le idee. + Esplora ulteriormente
