Due articoli della ricerca sono pubblicati in Archives and Records e Preservazione, tecnologia digitale e cultura .

Gli archivi sono di fondamentale importanza per le democrazie funzionanti, poiché non solo salvaguardano importanti documenti storici, ma forniscono anche un contributo significativo alla trasparenza delle istituzioni statali. Soprattutto nel periodo successivo alla fine della Guerra Fredda, gli archivi hanno fornito al pubblico l'accesso a documenti e informazioni precedentemente inaccessibili, che hanno svolto un ruolo importante nel fare i conti con il passato e nella protezione del patrimonio culturale.

La raccomandazione del Consiglio d'Europa per un migliore accesso agli archivi

In questo contesto, nel 2000 il Consiglio d'Europa ha adottato la Raccomandazione R(2000)13, che proponeva una politica europea coordinata per un migliore accesso agli archivi insieme a possibili misure per raggiungere questo obiettivo.

Per scoprire come si sono sviluppati da allora l’accesso e la libertà d’informazione, un team di ricercatori del Fraunhofer ISI e dell’Open Society Archive dell’Università Centrale Europea di Budapest ha condotto un sondaggio online sugli archivi e sui loro utenti, integrato da interviste qualitative con esperti .

L'indagine era rivolta a tutti i 46 archivi nazionali degli Stati membri del Consiglio d'Europa, a 40 archivi regionali o comunali, nonché a 77 istituzioni accademiche e 103 organizzazioni della società civile che rappresentano i più importanti gruppi di utenti degli archivi.

I risultati dell’indagine hanno mostrato che, sebbene la legislazione nazionale nella maggior parte dei paesi sia ormai sostanzialmente in linea con la Raccomandazione a distanza di oltre 20 anni, l’effettiva accessibilità non sempre riflette questo. Ad esempio, il numero di paesi in cui gli archivi pubblici sono esenti dalle norme generali sull'accesso non è cambiato in modo significativo rispetto alla situazione al momento dell'adozione della raccomandazione e si attesta al 39%.

Inoltre, 12 paesi hanno ancora archivi segreti. Per alcuni paesi dell'ex blocco dell'Est è emerso che in alcuni casi non esistono strumenti per la ricerca di fondi d'archivio riservati, il che significa che i ricercatori non possono richiedere un permesso speciale per accedere a tali documenti. Inoltre, alcuni archivi continuano a rifiutare l'accesso ai ricercatori a causa di "qualifiche insufficienti" senza ulteriori giustificazioni o perché i documenti sono presumibilmente "non rilevanti" per un argomento di ricerca.

Dal sondaggio sono emersi anche alcuni conflitti d’interesse fondamentali tra desiderio di apertura e tutela dei diritti:nell’87% dei paesi, ad esempio, l’accesso a determinati documenti è limitato per motivi di protezione dei dati. Circa il 73% degli archivi intervistati ha inoltre affermato di vedere in linea di principio vantaggi nella disponibilità di documenti online, ma ha anche sottolineato incertezze giuridiche come le questioni relative ai diritti d'autore. Molti archivi lamentano la mancanza di indicazioni su come risolvere questo conflitto di interessi.

La sfida della digitalizzazione e dell'intelligenza artificiale

Finora solo una piccola parte dei documenti, circa il 5%, è stata digitalizzata e gli utenti ritengono che ci sia ancora un grande potenziale. Elevate sono anche le aspettative riguardo al possibile utilizzo dell’intelligenza artificiale, ad esempio nella strutturazione di raccolte di documenti non ordinati. Tuttavia, l'utilizzo dell'intelligenza artificiale potrebbe anche portare a problemi se, ad esempio, gli algoritmi causano distorsioni.

Il Dr. Michael Friedewald, che dirige la Business Unit Tecnologie dell'informazione e della comunicazione presso il Fraunhofer ISI e ha coordinato lo studio del Consiglio d'Europa, riassume i principali risultati:"Nel complesso, gli Stati membri del Consiglio d'Europa hanno ampiamente incorporato nei loro programmi la Raccomandazione sull'accesso agli archivi rispettiva legislazione nazionale.

"Ciò vale, ad esempio, per Croazia, Estonia e Svizzera, dove la raccomandazione è stata attuata in modo molto completo e l'accesso alle informazioni è ora molto buono. Altri paesi come la Romania o l'Austria se la passano meno bene.

"In alcuni paesi del blocco orientale come la Bulgaria, il passato socialista di stato è ancora ben evidente e l'accesso agli archivi e alle informazioni che offrono è più problematico. Come previsto, la libertà di informazione è ben radicata nella maggior parte dei paesi dell'Europa occidentale, ma anche qui non tutti gli aspetti della Raccomandazione del Consiglio d'Europa sono stati implementati.

"Ciò è dovuto in parte al fatto che non c'è stata alcuna pressione esterna per cambiare la situazione, come è avvenuto nell'Europa centro-orientale a causa della rivalutazione del passato socialista statale. Sebbene il Consiglio d'Europa non disponga di strumenti giuridicamente vincolanti, potrebbe tuttavia invitare gli Stati membri a intensificare la cooperazione tra archivi e altri archivi pubblici come biblioteche e musei.

"Ciò potrebbe poi portare a concetti su come riunire meglio i singoli fondi di archivio o su come aprire l'accesso a nuovi gruppi di utenti. Per migliorare ulteriormente l'accesso agli archivi e la libertà di informazione, i diritti alla protezione dei dati personali e all'autodeterminazione informativa dovrebbero essere maggiormente allineati da parte delle istituzioni europee competenti."